KI-Kompetenzpflicht nach Artikel 4 AI Act: Was Unternehmen ihren Mitarbeitern seit Juli 2026 schulden

Müssen wir jetzt alle Mitarbeiter in KI schulen, und brauchen die dafür ein Zertifikat? Viele Unternehmen stellen sich diese Frage seit Februar 2025, als die KI-Kompetenzpflicht aus Artikel 4 der KI-Verordnung (AI Act) zu gelten begann. Die meisten Antworten im Netz sind inzwischen veraltet. Am 27. Juli 2026 hat die EU den Artikel geändert, und die Pflicht ist dabei deutlich milder geworden, aber nicht verschwunden.

Für diesen Ratgeber haben wir den alten und den neuen Wortlaut im Amtsblatt verglichen, die Fragen und Antworten der EU-Kommission in der Fassung vom 20. Oktober 2026 gelesen, das deutsche Durchführungsgesetz und die Hinweise der Bundesnetzagentur geprüft und die Umfragen von Bitkom und TÜV-Verband aus 2026 ausgewertet. Dustin Tatarowicz von marschfahrt.de hat 2026 selbst den Zertifikatslehrgang „KI-Kompetenz (IHK)“ bei der IHK Rhein-Neckar abgeschlossen (Nachweis). Am Ende bekommt ihr eine Vorlage für einen KI-Kompetenz-Plan mit Schulungsnachweis, als Word-Datei und als PDF.

Kurz gesagt (Stand Oktober 2026)

Die KI-Schulungspflicht gilt weiter: Jedes Unternehmen, dessen Leute beruflich KI nutzen, muss Maßnahmen ergreifen, die ihre KI-Kompetenz entwickeln. Ein bestimmtes Niveau, ein Zertifikat oder eine externe Schulung sind nicht vorgeschrieben. Das gilt auch, wenn im Büro „nur“ ChatGPT oder Copilot läuft. Seit der Änderung vom 27. Juli 2026 heißt es im Gesetz „unterstützen“ statt „sicherzustellen“, und ausdrücklich muss niemand mehr ein bestimmtes Niveau garantieren. Ein eigenes Bußgeld für Artikel 4 gibt es in Deutschland nicht. Zuständig ist seit dem 29. Juli 2026 die Bundesnetzagentur, und sie empfiehlt, jede Maßnahme zu dokumentieren. Praktisch heißt das: Werkzeuge erfassen, Rollen festlegen, eine passende Schulung je Rolle, alles in einem Nachweis festhalten und, so unsere Empfehlung, jährlich auffrischen. Die Vorlage für den KI-Kompetenz-Plan nimmt euch die Gliederung ab.

Was sich am 27. Juli 2026 geändert hat

Statt ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz sicherzustellen, müsst ihr ihre Entwicklung jetzt unterstützen. Bis zum 26. Juli 2026 verlangte Artikel 4 von Anbietern und Betreibern, „nach besten Kräften sicherzustellen“, dass ihr Personal „über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz“ verfügt. Seit der Änderung durch die Verordnung (EU) 2026/1744, den sogenannten Digital Omnibus zur KI, lautet der erste Absatz: Anbieter und Betreiber „ergreifen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu unterstützen“. Neu angehängt ist der Satz: „Diese Verpflichtung verpflichtet Anbieter oder Betreiber nicht, für irgendeine Person ein bestimmtes Niveau an KI-Kompetenz zu garantieren.“

Der alte und der neue Wortlaut von Artikel 4 Absatz 1 nebeneinander. Gleich geblieben ist, wessen Kenntnisse und welcher Einsatzkontext zu berücksichtigen sind.

Die Begründung steht in Erwägungsgrund 8 der Änderungsverordnung. Strenge Verpflichtungen, „um ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz sicherzustellen“, seien „nicht für alle Arten von Anbietern und Betreibern geeignet“ und verursachten „insbesondere für kleinere Unternehmen“ zusätzlichen Aufwand. Zugleich solle KI-Kompetenz „unabhängig von gesetzlichen Verpflichtungen und möglichen Sanktionen eine strategische Priorität sein“. Der Gesetzgeber hat die Pflicht also entschärft, aber bewusst behalten.

Bemerkenswert ist, was nicht passiert ist. Die Kommission hatte im November 2025 vorgeschlagen, die Pflicht ganz von den Unternehmen wegzunehmen und stattdessen Kommission und Mitgliedstaaten zu verpflichten, KI-Kompetenz zu fördern. Durchgesetzt hat sich ein Mittelweg: Die Unternehmen bleiben in der Pflicht, und Kommission und Mitgliedstaaten sollen sie laut dem neuen Absatz 2 dabei unterstützen, „insbesondere“ kleine und mittlere Unternehmen. Wer heute noch liest, die KI-Schulungspflicht sei „abgeschafft“, hat den Vorschlag mit dem Ergebnis verwechselt.

Der AI Act Service Desk der EU-Kommission zeigt Artikel 4 in der konsolidierten Fassung vom 27. Juli 2026 und kennzeichnet jeden Absatz als „GEÄNDERT“ (1). Markiert ist der neue Satz zum Niveau (2).

Das Datum ist eindeutig, auch wenn die Kommission in ihren Fragen und Antworten von „mid-July 2026“ schreibt. Die Verordnung erschien am 24. Juli 2026 im Amtsblatt und trat nach ihrer Schlussbestimmung am dritten Tag danach in Kraft, also am 27. Juli 2026. Eine Übergangsfrist für den neuen Artikel 4 gibt es nicht. Die Pflicht selbst gilt ohne Unterbrechung seit dem 2. Februar 2025, weil Artikel 4 in Kapitel I steht und dieses Kapitel seit diesem Tag anwendbar ist.

Wen die Pflicht trifft: auch das Büro mit ChatGPT

Betreiber ist jedes Unternehmen, das ein KI-System „in eigener Verantwortung verwendet“, und das schließt ganz normale Büro-Werkzeuge ein. Die Definition in Artikel 3 Nr. 4 nimmt nur die Nutzung „im Rahmen einer persönlichen und nicht beruflichen Tätigkeit“ aus. Die Kommission beantwortet in ihren Fragen und Antworten zur KI-Kompetenz die Frage, ob ein Unternehmen betroffen ist, dessen Beschäftigte ChatGPT etwa für Werbetexte oder Übersetzungen nutzen, mit einem klaren „Yes“: Die Beschäftigten sollten über die spezifischen Risiken informiert werden, „for example hallucination“. Für Copilot, Gemini, DeepL oder KI-Funktionen in der Buchhaltungssoftware gibt es keine eigene Aussage, die Logik der Definition gilt aber genauso.

Das ist keine Randgruppe mehr. Laut Bitkom nutzen 57 Prozent der Unternehmen ab 20 Beschäftigten KI, vor einem Jahr waren es 36 Prozent. Der TÜV-Verband kommt auf 56 Prozent, die Anwendungen wie ChatGPT, Gemini oder Copilot im Arbeitsalltag einsetzen, bei Großunternehmen auf 68 Prozent. Ob ein Unternehmen auch für KI-Nutzung verantwortlich ist, die es nicht freigegeben hat, ist rechtlich nicht geklärt. Sicherer ist es, diese Nutzung zu kennen und zu regeln, dazu mehr in Schritt 1.

Gemeint sind nicht nur Angestellte. Artikel 4 spricht von „ihres Personals und anderer Personen“, die im Auftrag des Unternehmens mit KI arbeiten. Die Kommission nennt als Beispiele „a contractor, a service provider, a client“, also Freelancer, Dienstleister und unter Umständen Kunden, die mit euren Systemen arbeiten. Die Bundesnetzagentur zählt Auftragnehmer und Dienstleister ebenfalls dazu. Für die Praxis empfehlen wir: Wer eine Agentur, einen Übersetzer oder ein Callcenter mit KI-Werkzeugen für euch arbeiten lässt, sollte im Vertrag festhalten, wie diese ihre Leute schulen.

Was ausdrücklich nicht verlangt ist

Kein Zertifikat, kein KI-Beauftragter, kein Pflichtkurs und kein Mindestniveau. Die Kommission schreibt zur Frage nach Nachweisen: „There is no need for a certificate.“ Unternehmen könnten stattdessen „an internal record of trainings and/or other guiding initiatives“ führen. Die deutschsprachigen Antworten des AI Act Service Desk sagen, es bestehe „keine Verpflichtung zur externen Ausbildung oder Zertifizierung“, und das Gesetz verlange nicht, „dass Unternehmen KI-Beauftragte benennen“.

Die Bundesnetzagentur fasst es auf ihrer Seite zur KI-Kompetenz so zusammen: „Die KI-VO legt nicht fest, wie die Unterstützung erfolgen soll. Es werden keine standardisierten Trainingsmaßnahmen vorgegeben.“ Etwas weiter unten heißt es: „Die KI-VO sieht keine Zertifizierungspflicht für in Anspruch genommene Schulungen oder Qualifizierungsmaßnahmen vor. Die Maßnahmen können sowohl intern als auch extern durchgeführt werden.“

Die Seite „KI-Kompetenz“ der Bundesnetzagentur: kein bestimmtes Niveau je Person (1), keine Zertifizierungspflicht und interne wie externe Maßnahmen möglich (2), Dokumentation empfohlen (3).

Das ist wichtig, weil der Markt anders klingt. Manche Schulungsangebote werben damit, ihr Kurs sei ein „anerkannter Nachweis“. Einen amtlich anerkannten Nachweis gibt es nicht, weder von der EU noch von der Bundesnetzagentur. Ein Zertifikat kann trotzdem sinnvoll sein, etwa als Lernkontrolle oder für die Personalentwicklung. Es ist nur keine Voraussetzung, um die Pflicht zu erfüllen.

Strenger bleibt es bei Hochrisiko-KI. Wer ein Hochrisiko-System betreibt, etwa zur Bewerberauswahl, muss nach Artikel 26 Personal mit der nötigen Kompetenz für die menschliche Aufsicht einsetzen. Das ist eine eigene Pflicht neben Artikel 4, und die Kommission betont, sie „remains in place“. Anwendbar wird sie nach dem Omnibus für Systeme aus Anhang III ab dem 2. Dezember 2027, für Anhang I ab dem 2. August 2028.

Was passiert, wenn ihr nichts tut

Ein Bußgeld speziell für Artikel 4 gibt es in Deutschland nicht, das Risiko liegt woanders. Die Bußgeldkataloge in Artikel 99 Absatz 3 bis 5 der KI-Verordnung nennen Artikel 4 nicht, und auch das deutsche KI-Marktüberwachungs- und Innovationsförderungsgesetz (KI-MIG) vom 22. Juli 2026 erwähnt die KI-Kompetenz in seinen Bußgeldvorschriften nicht. Die Kommission schreibt zwar, nationale Behörden „could impose penalties“, dafür bräuchte es aber eine nationale Grundlage. Nach unserer Prüfung des KI-MIG (Stand Oktober 2026) hat Deutschland sie für Artikel 4 nicht geschaffen.

Die Aufsicht gibt es trotzdem. Nach § 2 KI-MIG ist die Bundesnetzagentur seit dem 29. Juli 2026 die zuständige Marktüberwachungsbehörde, und laut Kommission gelten die Regeln zu Aufsicht und Durchsetzung ab dem 2. August 2026. Nach unserer Einschätzung kann die Behörde verlangen, dass ein Unternehmen Maßnahmen nachweist oder nachholt, auch ohne Bußgeld. Belastbare Erfahrungen damit gibt es noch nicht.

Das eigentliche Risiko zeigt sich nach einem Vorfall. Die Bundesnetzagentur schreibt: „Ein Mangel an KI-Kompetenz kann als Verletzung der Sorgfaltspflicht angesehen werden.“ Die Kommission hält Sanktionen für wahrscheinlicher, „if there is proof of an incident due to lack of appropriate training and guidance of employees“. Angenommen, ein Vertriebsmitarbeiter kopiert Kundendaten in ein frei verfügbares Chat-Werkzeug, oder ein Angebot enthält eine von der KI erfundene Rechtsauskunft. Ohne dokumentierte Schulung und klare Regeln fehlt euch dann der Beleg, dass ihr eure Sorgfaltspflicht ernst genommen habt. Ein eigenes Recht auf Schadensersatz schafft die KI-Verordnung dabei nicht, Ansprüche ergeben sich, wenn überhaupt, aus anderen Gesetzen, etwa dem allgemeinen Zivilrecht.

Wo deutsche Unternehmen gerade stehen

Die meisten tun etwas, aber selten für alle. Laut Bitkom schulen 2026 70 Prozent der Unternehmen ab 20 Beschäftigten ihre Leute im Umgang mit KI. Genauer: 11 Prozent schulen alle, 22 Prozent einen Großteil und 37 Prozent ausgewählte Beschäftigte. 25 Prozent bieten keinerlei Schulung an, im Vorjahr waren es 43 Prozent, 2024 noch 48 Prozent. Unter den Unternehmen, die KI einsetzen, schulen 91 Prozent. Trotzdem schätzen 66 Prozent die KI-Kompetenz ihrer Belegschaft als gering ein.

Anteil der Unternehmen ab 20 Beschäftigten, die im Umgang mit KI schulen, 2024 und 2026. Quelle: Bitkom Research, 602 bzw. 603 befragte Unternehmen.

Der TÜV-Verband misst etwas anderes, nämlich ob Beschäftigte bereits geschult wurden, und kommt für Anfang 2026 auf 27 Prozent der Unternehmen, mehr als doppelt so viele wie 2024 mit 12 Prozent. Bei Großunternehmen sind es 49 Prozent, bei Betrieben mit 20 bis 49 Beschäftigten 21 Prozent. 45 Prozent sehen derzeit keinen Bedarf, und nur 29 Prozent haben eine schriftliche Weiterbildungsstrategie. Beide Zahlen widersprechen sich nicht: Viele Unternehmen bieten etwas an, aber längst nicht alle Beschäftigten haben es schon durchlaufen.

Für ein größeres Unternehmen ist der Befund klar. Ein Angebot für „ausgewählte Beschäftigte“ reicht nicht, wenn im ganzen Haus Chat-Werkzeuge genutzt werden. Die Frage ist also weniger, ob ihr schult, sondern ob jede Person, die KI nutzt, eine zu ihrer Rolle passende Maßnahme bekommen hat und ihr das zeigen könnt.

Schritt 1: Erfassen, welche KI wirklich im Einsatz ist

Fangt mit einer Liste der Werkzeuge an, nicht mit einem Kurs. Die Kommission nennt als ersten Schritt eines Programms, ein allgemeines Verständnis von KI in der Organisation zu schaffen, und danach die Rolle und das Risiko der eingesetzten Systeme zu betrachten. Dafür braucht ihr eine Übersicht: Welche KI-Systeme nutzt ihr, wer nutzt sie, wofür, mit welchen Daten? Die IHK Rostock fragt in ihrer Checkliste ganz direkt: „Welche Mitarbeitenden arbeiten direkt mit diesen Systemen?“

Vergesst dabei die Werkzeuge nicht, die niemand bestellt hat. Laut einer Forsa-Umfrage für den TÜV-Verband vom Oktober 2025, über die ingenieur.de berichtet, kennen nur 32 Prozent der befragten Erwerbstätigen konkrete KI-Vorgaben ihres Arbeitgebers, 54 Prozent haben weder Regeln noch ein Verbot. Wo es keine Regeln gibt, ist die Gefahr groß, dass Beschäftigte private Zugänge nutzen. Fragt deshalb in einer kurzen, anonymen Umfrage nach, statt nur die Lizenzliste der IT anzuschauen.

• Freigegebene Werkzeuge: Chat-Assistenten mit Firmenkonto, Copilot in Office, Übersetzung, Transkription

• Eingebaute KI: Funktionen in CRM, Buchhaltung, Ticketsystem, Bildbearbeitung, die oft per Update dazukommen

• Eigene Anwendungen: Chatbot auf der Website, interne Wissenssuche, Automatisierungen mit KI-Schritten

• Nicht freigegebene Nutzung: private Konten, Browser-Erweiterungen, kostenlose Online-Werkzeuge

Schritt 2: Rollen festlegen, statt alle gleich zu schulen

Teilt die Beschäftigten in Rollen ein und gebt jeder Rolle die passende Stufe, denn Artikel 4 verlangt, Vorkenntnisse, Erfahrung und Einsatzkontext zu berücksichtigen. Eine Einheitsschulung für alle ist deshalb nicht falsch, aber für die meisten zu wenig und für manche zu viel. Die Bundesnetzagentur schlägt drei Stufen vor, ausdrücklich weder verpflichtend noch abschließend: Grundlagen von Daten und KI, dann technische Aspekte sowie „Spezifische Chancen und Risiken und rechtliche Einordnung der angewendeten KI“, und schließlich „Rollenspezifische Trainings mit individuellen Schwerpunkten, z.B. Technik, Recht, Ethik“.

Für Unternehmen ab etwa 50 Beschäftigten schlagen wir eine Einteilung in fünf Rollen vor. Die Matrix zeigt, welche Stufe welche Rolle braucht. Sie ist ein Vorschlag von uns, keine amtliche Vorgabe.

Rollenmatrix für KI-Kompetenz: Stufen nach dem Vorschlag der Bundesnetzagentur, Rollen und Umfang als Vorschlag von marschfahrt.de.

• Alle Beschäftigten mit KI-Zugang: was KI kann und nicht kann, Halluzinationen, welche Daten tabu sind, welche Werkzeuge freigegeben sind, wann KI-Inhalte gekennzeichnet werden

• Fachanwender: Beschäftigte, die KI täglich für Texte, Auswertungen oder Kundenkontakt nutzen, brauchen dazu ihre konkreten Werkzeuge, gute Arbeitsanweisungen und das Prüfen von Ergebnissen

• IT und Entwicklung: wer KI-Funktionen einrichtet, anbindet oder selbst baut, braucht Technik, Sicherheit, Daten und die Pflichten als möglicher Anbieter

• Führungskräfte: Einsatzentscheidungen, Risiken, Verantwortung, Regeln für das Team

• Personal, Datenschutz und Betriebsrat: Mitbestimmung, Datenschutz, Hochrisiko-Fälle wie Bewerberauswahl

Schritt 3: Maßnahmen wählen, die zur Rolle passen

Wählt für jede Rolle ein Format, das zu ihren Werkzeugen und Aufgaben passt, das Gesetz gibt keines vor. Laut Bundesnetzagentur kann das Format „von Selbstlernprogrammen über Workshops und Schulungen bis zu mehrstufigen Fortbildungsprogrammen reichen“. Im Beispielverzeichnis der EU-Kommission setzen mehrere große Unternehmen auf zwei Stufen. Booking.com etwa beschreibt dort ein „foundational training for all employees, starting with a video training series“, Collibra eine Grundschulung für alle plus Trainings für technische Teams. Generali nutzt eine konzernweite Lernplattform für alle Beschäftigten. Wer ein Beispiel nachahmt, erfüllt die Pflicht damit laut Kommission aber nicht automatisch.

Was ein Grundmodul für alle mindestens abdecken sollte, ergibt sich aus der Definition in Artikel 3 Nr. 56: KI-Systeme „sachkundig einzusetzen“ und sich „der Chancen und Risiken von KI und möglicher Schäden“ bewusst zu sein. Konkret:

• Wie Sprachmodelle arbeiten und warum sie überzeugend falsche Antworten geben können

• Daten: was nie in ein KI-Werkzeug gehört, also Kundendaten, Personaldaten, Geschäftsgeheimnisse, außer in ausdrücklich freigegebenen Umgebungen

• Prüfen: Quellen und Zahlen kontrollieren, bevor ein Ergebnis das Haus verlässt

• Rechte: Urheberrecht bei Bildern und Texten, Transparenzpflichten nach Artikel 50, etwa bei Chatbots und Deepfakes

• Eure Regeln: welche Werkzeuge freigegeben sind und wen man fragt

Bei den Kosten ist die Spanne groß. Die TÜV Akademie bietet eine Online-Unterweisung zur KI-Kompetenz ab 25 Euro netto je Person an, TÜV NORD ein E-Learning mit vier Modulen ab 85 Euro netto für ein Jahr. Ein zweitägiges Präsenzseminar zu KI-Grundlagen kostet bei der Haufe Akademie 1.540 Euro netto. E-Learning eignet sich gut für das Grundmodul. Für Fachanwender bringt nach unserer Erfahrung ein Workshop mit den eigenen Werkzeugen und echten Aufgaben aus dem Alltag deutlich mehr, weil die Leute danach anders arbeiten und nicht nur einen Test bestanden haben. So bauen wir auch unseren KI-Workshop für Teams auf: ein Tag, ein konkreter Anwendungsfall pro Person.

Schritt 4: Den Schulungsnachweis führen

Haltet jede Maßnahme schriftlich fest, so wie es die Bundesnetzagentur empfiehlt. Unternehmen sollen ihre Maßnahmen „gut dokumentieren“, denn „So können sie jederzeit nachweisen, dass sie die Anforderungen des Art. 4 erfüllen.“ Festzuhalten sind laut Behörde die Art der Maßnahme, der inhaltliche und zeitliche Umfang sowie die teilnehmenden Personen. Die Kommission spricht von einem internen Verzeichnis der Schulungen.

Wir empfehlen, ein paar Felder mehr zu führen, weil sie später Fragen beantworten, die sonst niemand mehr beantworten kann: das Datum, das betroffene KI-System und die Rolle, das Format, wer geschult hat, ob es eine Lernkontrolle gab und wann die nächste Auffrischung fällig ist. Diese Felder sind unsere Empfehlung, nicht der Wortlaut der Behörde.

Ausschnitt aus der Vorlage: Schulungsnachweis mit den Feldern der Bundesnetzagentur und unseren Ergänzungen.

Der Nachweis muss nicht kompliziert sein. Eine Tabelle im Personalsystem oder in einer geteilten Datei reicht, solange sie vollständig und aktuell ist. In unserer Vorlage als Word-Datei (auch als PDF) stehen Werkzeugliste, Rollenmatrix, Schulungsplan und Nachweis in einem Dokument. Das ausgefüllte Beispiel zeigt den Plan für ein erfundenes Unternehmen mit 180 Beschäftigten.

Schritt 5: Auffrischen, wenn sich etwas ändert

Plant Auffrischungen fest ein, denn eine Schulung von 2025 ist 2027 kaum noch aktuell. Die Bundesnetzagentur schreibt: „Der Aufbau von KI-Kompetenz ist ein kontinuierlicher Prozess. KI-Kompetenzen sollten regelmäßig aufgefrischt und an die technologischen Entwicklungen angepasst werden.“ Die Werkzeuge ändern sich schneller als fast jede andere Software im Unternehmen, und mit ihnen ändern sich die Risiken.

Wir empfehlen feste Anlässe und dazu eine jährliche Prüfung:

• Neue Beschäftigte: Grundmodul im Onboarding, bevor sie Zugang zu KI-Werkzeugen bekommen

• Neues Werkzeug oder neue Funktion: kurze Einweisung für die betroffene Rolle, etwa wenn ein Assistent plötzlich auf E-Mails oder Dateien zugreifen kann

• Vorfall oder Beinahe-Vorfall: Fall im Team besprechen und die Regeln anpassen

• Einmal im Jahr: Grundmodul auffrischen und die Werkzeugliste prüfen

Betriebsrat und Datenschutz früh einbinden

Wer einen Betriebsrat hat, sollte KI-Einführung und KI-Schulung von Anfang an mit ihm planen. Nach § 90 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG ist der Betriebsrat über die Planung von Arbeitsabläufen „einschließlich des Einsatzes von Künstlicher Intelligenz“ zu unterrichten, und nach § 90 Abs. 2 so rechtzeitig zu beraten, dass seine Vorschläge noch berücksichtigt werden können. Muss er den Einsatz von KI beurteilen, gilt nach § 80 Abs. 3 Satz 2 BetrVG die Hinzuziehung eines Sachverständigen als erforderlich. Erfasst ein Werkzeug Verhalten oder Leistung, etwa über Nutzungsprotokolle, kommt die Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG in Betracht. Das Arbeitsgericht Hamburg hat im Januar 2024 im Eilverfahren (24 BVGa 1/24) ein Mitbestimmungsrecht bei der Nutzung von ChatGPT verneint, weil Beschäftigte private Konten im Browser nutzten. Das ist ein Einzelfall, auf den ihr euch nicht verlassen solltet, sobald ihr eigene Lizenzen und Konten stellt. Über Schulungen hat das Gericht nicht entschieden.

Für die Schulungen selbst sind die §§ 96 bis 98 BetrVG zur Berufsbildung einschlägig. Der Arbeitgeber muss auf Verlangen des Betriebsrats den Bildungsbedarf ermitteln, und bei der Durchführung betrieblicher Bildungsmaßnahmen bestimmt der Betriebsrat mit. Ob jede KI-Schulung nach Artikel 4 darunter fällt, ist nicht abschließend geklärt. Die Kanzlei Noerr empfiehlt, diese Mitbestimmungsrechte zu beachten. Das ist keine Rechtsberatung, bei Streit lasst euch arbeitsrechtlich beraten.

Auch der Datenschutzbeauftragte gehört an den Tisch. Nach Artikel 39 DSGVO überwacht er unter anderem die „Sensibilisierung und Schulung“ der Beschäftigten, die personenbezogene Daten verarbeiten. Die Regeln zu Daten im KI-Modul und die Datenschutzschulung sollten zusammenpassen. Ein eigener KI-Beauftragter ist nach Kommission und Service Desk nicht vorgeschrieben, die Aufgabe kann also bei Datenschutz, IT oder Personal liegen.

Förderung: warum die üblichen Programme kaum greifen

Für typische Schulungen nach Artikel 4 gibt es meist kein Geld vom Staat. Die Weiterbildungsförderung der Arbeitsagentur nach § 82 SGB III setzt voraus, dass die Weiterbildung „mehr als 120 Stunden“ umfasst, zugelassen ist und über „rein arbeitsplatzbezogene, kurzfristige Anpassungsfortbildungen“ hinausgeht. Eine Unterweisung von zwei Stunden oder ein Workshop von einem Tag erfüllt das nicht. Ab 500 Beschäftigten übernimmt die Agentur außerdem nur 25 Prozent der Lehrgangskosten.

Die Bedingungen der Arbeitsagentur für die Förderung von Beschäftigten: mehr als 120 Stunden Weiterbildung (1) und Zuschüsse nach Betriebsgröße (2).

Der Bildungsscheck NRW 2.0 übernimmt 50 Prozent der Kosten, höchstens 500 Euro, er steht aber „ausschließlich Einzelpersonen zur Verfügung“ und gilt nur bis zu einem zu versteuernden Jahreseinkommen von 50.000 Euro, bei Zusammenveranlagung 100.000 Euro. Für ein Unternehmensprogramm taugt er nicht. Welche Programme es für KI-Projekte gibt, etwa Beratungszuschüsse oder Förderkredite für die Umsetzung, steht in unserem Ratgeber KI im Unternehmen fördern lassen. Die Bundesnetzagentur weist auf ihrer Seite außerdem auf kostenlose Schulungs- und Informationsangebote hin, die sich für das Grundmodul eignen.

Häufige Fragen

Fünf Fragen zur KI-Schulungspflicht, kurz beantwortet.

Reicht ein E-Learning für alle?

Für das Grundmodul kann ein gutes E-Learning reichen, wenn es zu euren Werkzeugen und Regeln passt. Für Beschäftigte, die KI täglich nutzen oder Ergebnisse an Kunden geben, ist es nach unserer Erfahrung zu wenig. Artikel 4 verlangt, Erfahrung und Einsatzkontext zu berücksichtigen, und das leistet ein allgemeiner Kurs nicht.

Müssen wir Beschäftigte schulen, die KI nur privat nutzen?

Nein. Rein persönliche, nicht berufliche Nutzung fällt nicht unter die Verordnung. Die Ausnahme greift nur bei rein privater Nutzung. Wer KI für die Arbeit nutzt, fällt nicht darunter, auch nicht mit privatem Konto. Ob das Unternehmen dann Betreiber ist, hängt davon ab, ob es die Nutzung verantwortet. Im Zweifel nehmt diese Personen in den Plan auf.

Gilt die Pflicht auch für kleine Unternehmen?

Ja, für jede Größe. Kleine und mittlere Unternehmen sollen laut Artikel 4 Absatz 2 besonders unterstützt werden, ausgenommen sind sie nicht. Bei wenigen Beschäftigten und einem Werkzeug reicht nach unserer Einschätzung eine kurze Einweisung mit Notiz im Nachweis.

Ist Artikel 4 durch den Digital Omnibus abgeschafft?

Nein. Das hatte die Kommission im November 2025 vorgeschlagen, beschlossen wurde es nicht. Die Pflicht ist seit dem 27. Juli 2026 milder formuliert, bleibt aber eine Pflicht der Unternehmen.

Wer ist im Unternehmen zuständig?

Das Gesetz legt es nicht fest. In größeren Unternehmen liegt die Planung meist bei Personal oder Personalentwicklung, die Inhalte kommen von IT und Datenschutz, und die Geschäftsführung trägt die Verantwortung. Wichtig ist, dass eine Person den Nachweis führt und die Auffrischungen anstößt.

Was sich geändert hat und was das für euch heißt

Die Pflicht gilt seit 2025 ohne Unterbrechung, nur ihr Maßstab hat sich 2026 geändert. Mehr zum Gesetz insgesamt steht in Der EU AI Act einfach erklärt.

2. Februar 2025: Artikel 4 gilt. Seitdem müsst ihr Maßnahmen zur KI-Kompetenz ergreifen, damals noch mit dem Ziel eines ausreichenden Maßes an KI-Kompetenz.

19. November 2025: Die Kommission schlägt vor, die Pflicht auf Kommission und Mitgliedstaaten zu verlagern. Für euch änderte sich dadurch zunächst nichts, einzelne Seiten meldeten aber verfrüht das Ende der Pflicht.

27. Juli 2026: Die geänderte Fassung tritt in Kraft. Ihr müsst die Entwicklung der KI-Kompetenz unterstützen, aber kein bestimmtes Niveau garantieren. Bestehende Schulungen zählen nach unserer Einschätzung weiter als Maßnahme, neu aufsetzen müsst ihr nichts.

29. Juli 2026: Das KI-MIG tritt in Kraft, die Bundesnetzagentur wird zuständige Behörde. Ein eigenes Bußgeld für Artikel 4 enthält das Gesetz nicht. Ab jetzt lohnt es sich, den Nachweis griffbereit zu haben.

2. August 2026: Laut Kommission gelten ab jetzt die Regeln zu Aufsicht und Durchsetzung durch die nationalen Behörden.

2. Dezember 2027: Die Pflichten für Hochrisiko-Systeme aus Anhang III werden anwendbar, darunter die Schulung für die menschliche Aufsicht nach Artikel 26. Betrifft euch, wenn ihr KI etwa bei der Bewerberauswahl einsetzt.

Stand dieser Fassung: 31. Oktober 2026. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.

Fazit

Die KI-Kompetenzpflicht ist seit Juli 2026 milder, aber sie gilt für fast jedes Unternehmen, und sie lässt sich mit wenig Aufwand sauber erfüllen. Erfasst, welche KI im Haus genutzt wird, ordnet die Leute Rollen zu, gebt jeder Rolle eine passende Maßnahme, dokumentiert jede Schulung und frischt sie auf, wenn sich Werkzeuge ändern. Ein Zertifikat braucht ihr dafür nicht, eine Liste schon.

Ladet euch die Vorlage für den KI-Kompetenz-Plan herunter und tragt zuerst die Werkzeuge ein, die heute schon im Einsatz sind. Wer im nächsten Schritt klare Regeln für die Nutzung festlegen will, braucht eine KI-Richtlinie. Dazu folgt in Kürze ein eigener Ratgeber mit Vorlage.