KI-Automatisierung.

KI-Automatisierung verbindet klassische Automatisierung mit einem Sprachmodell. Eine herkömmliche Automatisierung folgt festen Regeln: Geht ein Formular ein, wird ein Datensatz im CRM angelegt. Sie kommt nicht weiter, sobald ein Schritt Verständnis braucht, etwa die Frage, ob eine E-Mail eine Reklamation, eine Bewerbung oder eine Anfrage ist. Genau diesen Schritt übernimmt bei der KI-Automatisierung ein Modell. Für mittlere und große Unternehmen ist das interessant, weil viele Abläufe an solchen Stellen hängen und bisher von Hand sortiert werden.

So funktioniert KI-Automatisierung

Ein Auslöser startet den Ablauf, die KI erledigt den Teil, der Verständnis braucht, feste Regeln erledigen den Rest. Der Auslöser ist oft ein Webhook, also eine automatische Nachricht, sobald etwas passiert. Danach liest das Modell zum Beispiel eine eingehende Nachricht, ordnet sie ein und schreibt das Ergebnis in ein Feld. Ab dort geht es wieder regelbasiert weiter.

Anthropic unterscheidet in seinem Leitfaden „Building effective agents" vom Dezember 2024 zwischen Workflows, in denen Modell und Werkzeuge über fest vorgegebene Abläufe verbunden sind, und Agenten, die ihren Weg selbst steuern. Die meisten KI-Automatisierungen im Unternehmen gehören zur ersten Gruppe. Workflows passen laut Anthropic zu klar umrissenen Aufgaben, bei denen Vorhersehbarkeit zählt. Den Unterschied zum frei planenden KI-Agenten solltet ihr kennen, bevor ihr ein Werkzeug auswählt.

What You Should Keep in Mind at Work

Beginnt mit der einfachsten Lösung, die funktioniert. Anthropic rät, Komplexität nur hinzuzufügen, wenn sie nötig ist. Nicht jeder Schritt braucht KI: Was sich mit einer festen Regel lösen lässt, bleibt eine Regel, weil sie günstiger und berechenbar ist.

Legt fest, wo ein Mensch freigibt. Modelle können falsche Ergebnisse liefern, siehe KI-Halluzination. Die DSGVO gibt Betroffenen in Artikel 22 außerdem grundsätzlich das Recht, keiner ausschließlich automatisierten Entscheidung unterworfen zu werden, die ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder sie ähnlich erheblich beeinträchtigt. Bei Bewerbungen oder Vertragsentscheidungen gehört deshalb ein Mensch in den Ablauf.

Klärt die Auftragsverarbeitung, bevor personenbezogene Daten fließen. Verarbeitet ein externer Anbieter Daten in eurem Auftrag, verlangt Artikel 28 DSGVO einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Das betrifft das Automatisierungswerkzeug ebenso wie den Modellanbieter.

Messt vorher, was der Ablauf heute kostet. In Projekten sehen wir oft, dass Automatisierungen gebaut werden, ohne dass jemand weiß, wie viele Fälle im Monat anfallen. Ohne diese Zahl lässt sich der Nutzen später nicht belegen.

Häufige Fragen zur KI-Automatisierung

Was ist der Unterschied zu einem Webhook? Ein Webhook ist nur der Auslöser, der einem anderen System meldet, dass etwas passiert ist. Die KI-Automatisierung ist der gesamte Ablauf, der danach läuft.

Welche Abläufe eignen sich zuerst? Häufige, gleichartige Fälle mit viel Text, etwa Anfragen sortieren oder Dokumente zusammenfassen. Eine Einordnung findet ihr in Die 5 Prozesse, in denen sich KI in fast jedem Unternehmen zuerst auszahlt.

Brauchen wir dafür Entwickler? Für einfache Abläufe reichen oft Werkzeuge mit grafischer Oberfläche. Sobald interne Systeme, Zugriffsrechte und Datenschutz ins Spiel kommen, lohnt sich technische Begleitung.

Wenn ihr herausfinden wollt, welcher Ablauf sich in eurem Unternehmen zuerst lohnt, schaut euch an, wie wir bei KI für Unternehmen vorgehen.