Lastenheft für die Website: Vorlage, ausgefülltes Beispiel und Unterschied zum Pflichtenheft
Ein Lastenheft sagt, was die neue Website leisten muss, das Pflichtenheft, wie die Agentur es umsetzt. Wir haben sechs echte Lastenhefte öffentlicher Stellen ausgewertet und geben euch eine Vorlage für Unternehmenswebsites, leer und ausgefüllt, als Word und PDF.
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Was gehört eigentlich in ein Lastenheft, wenn ein Unternehmen nur eine neue Website will? Die meisten Vorlagen im Netz stammen aus dem Maschinenbau, aus der ERP-Einführung oder von Buchhaltungssoftware. Für einen Website-Relaunch fehlen darin genau die Punkte, an denen Projekte später scheitern: wer Texte liefert, was mit den alten Adressen passiert, woran man die Abnahme prüft und welches Budget realistisch ist.
Wir haben deshalb sechs echte, öffentlich zugängliche Lastenhefte und Leistungsbeschreibungen von Behörden, Bibliotheken und Verbänden für Website-Projekte ausgewertet, die einschlägigen Gesetze gelesen, die Normen über Fachliteratur ausgewertet und daraus eine Vorlage speziell für Unternehmenswebsites gebaut. Ihr bekommt sie leer zum Ausfüllen und als ausgefülltes Beispiel für eine erfundene Musterfirma, jeweils als Word-Datei und als PDF.
Kurz gesagt (Stand Oktober 2026)
Ein Lastenheft beschreibt, was die neue Website leisten muss, das Pflichtenheft beschreibt, wie die Agentur das umsetzt. Das Lastenheft schreibt ihr als Auftraggeber, das Pflichtenheft die Agentur. Der wichtigste Handgriff: Gebt jeder Anforderung eine Priorität und ein Kriterium, an dem ihr sie bei der Abnahme prüft. Unsere Vorlage als Word-Datei und das ausgefüllte Beispiel als PDF haben dafür eigene Spalten.
Lastenheft und Pflichtenheft: der Unterschied in einem Satz
Das Lastenheft kommt vom Auftraggeber und sagt, was gebraucht wird; das Pflichtenheft kommt vom Auftragnehmer und sagt, wie es umgesetzt wird. So unterscheidet es die Projektmanagement-Norm DIN 69901-5. Sinngemäß ist das Lastenheft dort die vom Auftraggeber festgelegte Gesamtheit der Forderungen an die Leistungen eines Auftragnehmers. Das Pflichtenheft sind die Realisierungsvorgaben, die der Auftragnehmer daraus erarbeitet.
Ohne Lastenheft gibt es kein sinnvolles Pflichtenheft. Das Pflichtenheft baut auf den Anforderungen auf und ergänzt sie um die technische Lösung. Im internationalen Requirements Engineering heißt das Lastenheft „Customer requirements specification“, laut Glossar des IREB eine grobe Beschreibung der benötigten Fähigkeiten aus Sicht des Kunden. Das Pflichtenheft entspricht der „System requirements specification“.
Lastenheft und Pflichtenheft am Beispiel einer Unternehmenswebsite: links die Anforderung, rechts die Lösung. Begriffe nach DIN 69901-5 und IREB-Glossar, Beispiele aus unserer Vorlage.
Achtung, wenn ihr Urteile oder Verträge lest: Juristen sagen oft „Pflichtenheft“ und meinen das Lastenheft. Darauf weist auch eine Vorlesung zum juristischen IT-Projektmanagement an der LMU München ausdrücklich hin. In Urteilen und Verträgen steht „Pflichtenheft“ deshalb oft für die fachliche Beschreibung des Kunden. Klärt im Vertrag deshalb, welches Dokument mit welchem Namen gemeint ist.
Wie das in einem echten Projekt aussieht, zeigt ein Lastenheft aus Mecklenburg-Vorpommern. Drei Schutzgebietsverwaltungen haben 2019 den Relaunch der Websites von fünf Nationalparks und Biosphärenreservaten ausgeschrieben. Im Lastenheft steht ausdrücklich, dass der künftige Auftragnehmer innerhalb von zehn Wochen nach Auftrag ein Konzept in Form eines Pflichtenhefts erarbeitet, das der Auftraggeber genehmigen muss.
Lastenheft „Webseiten-Relaunch für Nationale Naturlandschaften in Mecklenburg-Vorpommern“ (2019), S. 13: Die Agentur schreibt das Pflichtenheft, später folgen nach der Gesamtfunktionsprüfung eine Stabilitätsphase von 12 Wochen und die förmliche Abnahme. Markierungen von uns.
Warum sich ein Lastenheft für Unternehmen rechnet
Ohne Lastenheft vergleicht ihr Angebote, die nicht dasselbe anbieten. Die eine Agentur kalkuliert zum Beispiel 20 Vorlagen, die andere 8, die dritte rechnet die Übernahme der Produktdaten gar nicht ein. Das V-Modell XT des Bundes beschreibt das Lastenheft deshalb als „Grundlage für die Ausschreibung und Vertragsgestaltung und damit wichtigste Vorgabe für die Angebotserstellung“.
Im Streitfall zählt zuerst, was vereinbart ist. Eine Website gilt nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs in der Regel als Werk im Sinne des Werkvertragsrechts (BGH, Urteil vom 4. März 2010, III ZR 79/09). Ob ein Werk mangelfrei ist, richtet sich nach § 633 BGB zuerst nach der vereinbarten Beschaffenheit. Erst wenn nichts vereinbart ist, kommt es auf den Vertragszweck und auf das Übliche an.
Die Prüfreihenfolge nach § 633 Abs. 2 BGB, vereinfacht. Je genauer Stufe 1 im Vertrag und im einbezogenen Lastenheft steht, desto weniger hängt vom Gutachter ab. Keine Rechtsberatung.
Was „üblich“ ist, stellt im Streitfall das Gericht fest, gegebenenfalls mit Hilfe eines Sachverständigen. Für Software hat der BGH festgehalten: Haben die Parteien nicht im Einzelnen vereinbart, was das Programm leisten soll, schuldet der Unternehmer ein Programm, das „dem Stand der Technik bei einem mittleren Ausführungsstandard entspricht“ (Urteil vom 16. Dezember 2003, X ZR 129/01). Das betraf Individualsoftware. Weil der BGH Webdesign mit Individualsoftware vergleicht, liegt die Übertragung auf Websites nahe, ein eigenes Website-Urteil dazu haben wir aber nicht gefunden.
Für Unternehmen wird die Abnahme sonst schnell zur Falle. Nach § 640 Abs. 2 BGB gilt ein Werk als abgenommen, wenn der Unternehmer nach Fertigstellung eine angemessene Frist zur Abnahme setzt und der Besteller die Abnahme nicht innerhalb dieser Frist unter Angabe mindestens eines Mangels verweigert. Den schützenden Hinweis auf diese Folge muss der Unternehmer nur Verbrauchern geben. Wer im Lastenheft Abnahmekriterien festgelegt hat, kann innerhalb der Frist konkret sagen, was fehlt.
Wie teuer Missverständnisse werden können, zeigt ein bekannter Fall aus den USA. Der Autovermieter Hertz verklagte 2019 die Beratung Accenture wegen eines gescheiterten Website-Relaunchs auf mehr als 32 Millionen US-Dollar. Laut Klage fehlte unter anderem eine Ansicht für Tablets, die Hertz für vereinbart hielt. Accenture nannte die Klage unbegründet, wie das Verfahren ausging, haben wir nicht verlässlich gefunden.
Der Ablauf: vom Ist-Stand bis zur Abnahme
Schreibt das Lastenheft vor der ersten Anfrage an Agenturen, nicht danach. Wer erst Angebote einholt und dann Anforderungen sammelt, bekommt Angebote auf Basis von Vermutungen. Der Ablauf in neun Schritten trennt sauber, was ihr liefert und was die Agentur liefert.
Vom Ist-Stand über Lastenheft, Angebote und Pflichtenheft bis zu Abnahme und Betrieb. Begriffe sinngemäß nach DIN 69901-5, Ablauf angelehnt an das Lastenheft aus Mecklenburg-Vorpommern.
Plant für das Pflichtenheft bezahlte Zeit ein. Ein gutes Pflichtenheft entsteht in Workshops mit euren Fachleuten, also mit Vertrieb, IT und Redaktion. Im Lastenheft aus Mecklenburg-Vorpommern sind acht Workshoptage vorgesehen, zwei davon für die Anforderungen und die Abstimmung des Pflichtenhefts. Wer diese Phase im Angebot nicht findet, sollte nachfragen, wo die Lösung sonst geklärt wird.
Unsere Vorlage: neun Kapitel für eine Unternehmenswebsite
Nehmt die Vorlage als Gerüst und löscht, was für euer Projekt nicht passt. Die neun Kapitel ergeben sich aus dem, was in den echten Lastenheften vorkommt, und aus dem, was dort fehlt: Projektüberblick, Ist-Stand, Ziele, Zielgruppen, Struktur und Inhalte, Funktionen, Qualität und Recht, Relaunch mit Weiterleitungen sowie Budget und Zeitplan. Jedes Kapitel beginnt mit einem grauen Hinweis, was hineingehört.
Ausschnitt aus unserer leeren Vorlage: Kapitel 3 und 4 mit Hinweisen und Tabellen zum Ausfüllen.
Ladet euch beide Fassungen herunter, die leere und die ausgefüllte. Die leere Vorlage gibt es als Word-Datei und als PDF. Das ausgefüllte Beispiel gibt es ebenfalls als Word-Datei und als PDF. Das Beispiel beschreibt eine erfundene Muster Antriebstechnik GmbH mit 240 Beschäftigten, alle Namen und Zahlen darin sind ausgedacht.
Rechnet eher mit einer Handvoll Seiten als mit fünfzig. In den sechs Dokumenten, die wir ausgewertet haben, umfasst der eigentliche Leistungsteil gut zwei bis gut zehn Seiten, ein Agentur-Ratgeber von netzreich nennt fünf bis fünfzehn Seiten für typische Projekte. Eine Studie zur idealen Länge gibt es nicht. Entscheidend ist, dass jede Anforderung prüfbar ist, nicht dass das Dokument dick ist.
Kapitel 1 und 2: Projektüberblick und Ist-Stand mit Zahlen
Beschreibt den Ist-Stand in Zahlen, weil eine Agentur nur kalkulieren kann, was sie zählen kann. Dazu gehören die Domains, das heutige System, die Zahl der Seiten und Dateien, die Sprachen, die Besuche im Monat und die Anfragen über die Website. Das Lastenheft der Stadt Mayen nennt zum Beispiel „rund 525 veröffentlichte Seiten“ und legt die Statistiken als Anlage bei.
Exportiert die Seiten mit den meisten Klicks aus der Google-Suche und legt sie als Anlage bei. In der Google Search Console findet ihr sie unter Leistung im Reiter Seiten, über den Export-Knopf rechts oben bekommt ihr die Liste als Tabelle. Die Besuche insgesamt liefert euer Analysewerkzeug. Wie ihr den Bericht lest, zeigen wir in unserem Ratgeber zur Search Console. Diese Liste ist später die Grundlage dafür, welche Seiten beim Relaunch auf keinen Fall verloren gehen dürfen.
Search Console von marschfahrt.de: unter Leistung (1) den Zeitraum wählen (2), im Reiter Seiten (3) stehen die Seiten mit den meisten Klicks, über Exportieren (4) gibt es die Liste als Tabelle. Unsere eigene Property, aufgenommen am 27.10.2026.
Nennt Rollen statt Namen und sagt, wer am Ende entscheidet. Projektleitung, fachlich Beteiligte und wer Budget und Ergebnis freigibt. Fehlende Ansprechpartner nennen Agentur-Ratgeber wie der von netzreich als typischen Fehler, und die Agentur kann den Abstimmungsaufwand nur einschätzen, wenn sie den Entscheidungsweg kennt.
Kapitel 3: Ziele, die man prüfen kann
Schreibt jedes Ziel mit einer Messgröße, einem Ausgangswert und einem Zielwert. „Mehr Anfragen“ ist eine Hoffnung. „Formular-Anfragen pro Monat von 12 auf 25 nach sechs Monaten“ ist ein Ziel, an dem sich Konzept und Agentur messen lassen. In unserer Vorlage hat die Zieltabelle genau diese vier Spalten.
Streicht „modern“ und „innovativ“, solange nicht dasteht, woran man es erkennt. Das findet sich auch in echten Lastenheften. Die Sächsische Landesbibliothek wünschte sich 2019 eine Website, die „wesentlich moderner und innovativer“ ist als die bisherige. Das ist verständlich, aber weder kalkulierbar noch bei der Abnahme prüfbar.
Leistungsbeschreibung „Relaunch des Internetauftrittes der SLUB Dresden“ (2019), S. 2: Adjektive ohne Kriterium. Markierungen von uns.
Übersetzt jedes Adjektiv in eine Prüfung. „Schnell“ wird zu festen Messwerten im Labortest vor der Abnahme und zu „Gut“ bei den Core Web Vitals nach dem Livegang, „übersichtlich“ zu „Datenblatt mit höchstens zwei Klicks von der Startseite“, „barrierefrei“ zu einem festen Prüfverfahren. Die Stadt Mayen hat das 2020 für die Ladezeit so gelöst: Die Seite soll bei PageSpeed Insights mindestens einen Wert von 90 erreichen. Wie ihr diesen Wert richtig einordnet, steht in unserem Beitrag zu PageSpeed Insights.
Diese Umformulierungen könnt ihr direkt übernehmen. Links steht, was in vielen Lastenheften steht, rechts, wie es prüfbar wird. Die Zahlen sind Beispiele, setzt eure eigenen ein.
Kapitel 4 und 5: Zielgruppen, Seitentypen und wer die Inhalte liefert
Beschreibt Zielgruppen über ihre Aufgabe, nicht über ihre Demografie. Ein Konstrukteur, der einen passenden Getriebemotor sucht, braucht Filter und CAD-Daten. Ein Bewerber braucht eine Stellenliste und eine kurze Bewerbung. Aus diesen Aufgaben ergeben sich Struktur und Funktionen fast von selbst.
Zählt die Seitentypen und schreibt dazu, wer die Inhalte bis wann liefert. In keiner der Vorlagen, die wir am 26.10.2026 unter den Top-Treffern bei Google geprüft haben, ist das ein eigenes Kapitel. Ohne diese Angabe bleibt offen, wer Texte, Bilder und Übersetzungen liefert, und genau daran hängen später Termine. In unserem Beispiel liefert das Produktmanagement die Produktdaten als Export, das Marketing die Branchentexte bis zu einer festen Kalenderwoche und der Vertrieb Fotos und Freigaben für Referenzen.
Regelt die Sprachen pro Seitentyp, nicht pauschal. Oft braucht nicht jeder Inhalt jede Sprache. Die SLUB Dresden schreibt ausdrücklich, dass nicht alle deutschen Texte übersetzt werden müssen, das Lastenheft aus Mecklenburg-Vorpommern regelt einen Anteil von etwa 50 Prozent in Leichter Sprache. Solche Angaben verändern den Aufwand erheblich.
Kapitel 6: Funktionen mit Priorität und Abnahmekriterium
Beschreibt, was die Website können muss, nicht wie sie es technisch macht. Das V-Modell XT des Bundes formuliert es klar: Das Lastenheft „sollte im Allgemeinen keine technischen Lösungen vorgeben“, um die Suche nach der besten Lösung nicht einzuschränken. Für öffentliche Auftraggeber gilt zudem grundsätzlich Produktneutralität, oberhalb der EU-Schwellenwerte nach § 31 Abs. 6 der Vergabeverordnung, darunter meist nach § 23 der Unterschwellenvergabeordnung.
Ein echtes Lastenheft zeigt, wie leicht man in Lösungen abrutscht. Das Lastenheft aus Mecklenburg-Vorpommern schreibt für die Startseite unter anderem ein Hamburger-Menü und eine animierte Transformation eines Gestaltungselements vor. Dahinter stecken berechtigte Anliegen wie eine gute Navigation auf dem Handy, die als Anforderung besser aufgehoben wären.
Lastenheft Mecklenburg-Vorpommern (2019), S. 5: Vorgaben zur Lösung statt Anforderungen. Besser wäre etwa „Alle Bereiche sind auf dem Handy mit höchstens zwei Tipps erreichbar“. Markierungen von uns.
Priorisiert mit vier Stufen: Muss, Soll, Kann, Diesmal nicht. Die Methode heißt MoSCoW und stammt aus dem agilen Projektmanagement. Das Handbuch des DSDM-Frameworks empfiehlt als Faustwert, dass Muss-Anforderungen höchstens 60 Prozent des Aufwands ausmachen und Kann-Anforderungen etwa 20 Prozent. Die Kann-Anforderungen sind der Puffer, wenn Zeit oder Budget knapp werden.
MoSCoW mit den Faustwerten aus dem DSDM-Handbuch und den Beispielen aus unserer Vorlage. Die Stufe „Diesmal nicht“ hält fest, was ausdrücklich nicht zum Projekt gehört.
Schreibt auch auf, was diesmal nicht dazugehört. Das DSDM-Handbuch begründet das so: Wer festhält, was nicht geliefert wird, verhindert, dass es später stillschweigend wieder in den Umfang rutscht. In unserem Beispiel ist das Kundenportal mit Login ausdrücklich „Diesmal nicht“.
Gebt jeder Anforderung ein Kriterium, an dem ihr sie bei der Abnahme prüft. „Anfragen landen mit Produkt und Seite im CRM“ prüft ihr mit einer Testanfrage, „Datenblatt mit einem Klick“ mit einer Stichprobe von 20 Produkten. Das IREB definiert Abnahmekriterien als die Kriterien, die ein Arbeitsergebnis erfüllen muss, um angenommen zu werden.
Kapitel 6 aus unserem ausgefüllten Beispiel: jede Anforderung mit Nummer, Priorität und Prüfung bei der Abnahme. Die Musterfirma ist erfunden.
Kapitel 7: Qualität, Recht und Betrieb
Schreibt auch die Anforderungen auf, die man nicht sieht, aber merkt. Dazu gehören Ladezeit, Barrierefreiheit, Datenschutz, Sicherheit, Pflege durch das eigene Team und der Betrieb nach dem Livegang. Die Qualitätsnorm ISO/IEC 25010 nennt dafür unter anderem Leistungseffizienz, Sicherheit und Wartbarkeit, die sich gut als Gliederung für dieses Kapitel eignen.
Legt für Barrierefreiheit einen Standard und ein Prüfverfahren fest. Das Lastenheft aus Mecklenburg-Vorpommern macht das vorbildlich: Die Seiten sollen im BITV-Test mindestens 90, besser 95 Punkte erreichen. So weiß die Agentur, woran sie gemessen wird, und ihr wisst, was ihr bei der Abnahme prüft.
Lastenheft Mecklenburg-Vorpommern (2019), S. 11: Barrierefreiheit mit messbarem Abnahmekriterium. Markierungen von uns.
Prüft, ob das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz für eure Website gilt. Seit dem 28. Juni 2025 gilt das BFSG für Dienstleistungen im elektronischen Geschäftsverkehr, die sich an Verbraucher richten und auf den Abschluss eines Verbrauchervertrags zielen. Eine reine B2B-Website ohne Verbrauchergeschäft fällt nach dem Wortlaut eher nicht darunter, wo genau die Grenze liegt, ist nicht abschließend geklärt. Öffentliche Stellen des Bundes müssen Barrierefreiheit nach § 12a BGG schon bei der Ausschreibung berücksichtigen. Mehr dazu steht in unserem Beitrag zur barrierefreien Website nach BFSG.
Haltet Datenschutz als prüfbare Funktion fest, nicht als „DSGVO-konform“. Nach § 25 TDDDG braucht das Speichern oder Auslesen von Informationen auf dem Gerät eine Einwilligung, sofern es nicht unbedingt erforderlich ist. Ins Lastenheft gehört deshalb eine Liste aller eingebundenen Dienste mit der Frage, ob sie eine Einwilligung brauchen. Dazu kommen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO mit Hoster und Dienstleistern sowie ein Impressum, das nach § 5 DDG leicht erkennbar und unmittelbar erreichbar ist.
Regelt Zugänge, Nutzungsrechte und Quellcode, bevor ihr unterschreibt. Der BGH hat für Software entschieden, dass ohne ausdrückliche Vereinbarung der Einzelfall darüber entscheidet, ob der Auftraggeber den Quellcode bekommt (X ZR 129/01). Schreibt deshalb ins Lastenheft, dass Zugänge und eine Dokumentation zur Übergabe gehören und welche Nutzungsrechte ihr an den individuell für euch erstellten Teilen braucht, zum Beispiel ausschließlich, zeitlich und räumlich unbeschränkt und mit dem Recht zur Bearbeitung. Für Open-Source-Systeme gelten deren eigene Lizenzen.
Beschreibt den Betrieb mit Zahlen: Verfügbarkeit, Sicherungen, Reaktionszeiten. Mayen verlangt eine Verfügbarkeit von mindestens 99,5 Prozent und tägliche Sicherungen, Mecklenburg-Vorpommern eine Reaktionszeit von höchstens acht Stunden bei Fehlermeldungen. Ob ihr das selbst braucht, hängt von eurer Website ab, aber ohne Zahl kann niemand ein Angebot dafür machen.
Kapitel 8: Relaunch, SEO und Weiterleitungen
Macht Weiterleitungen zur Pflicht des Auftragnehmers, mit Liste, Art und Dauer. Das ist das Kapitel, an dem sich entscheidet, ob ihr nach dem Relaunch eure Google-Rankings behaltet. Nur eines der sechs Dokumente regelt es verbindlich: Die Stadt Mayen verpflichtet den Auftragnehmer, alte Adressen per 301-Weiterleitung auf die entsprechenden neuen umzuleiten, wenn sich die Adressstruktur ändert.
Lastenheft „Relaunch 2020 der städtischen Website“ der Stadt Mayen, S. 5: Weiterleitungen als Pflicht, Statuscode 410 für gelöschte Seiten. Markierungen von uns.
Folgt den Vorgaben, die Google selbst für einen Website-Umzug macht. Google empfiehlt in seiner Dokumentation zum Websiteumzug, eine Zuordnung aller alten Adressen zu den neuen vorzubereiten, dauerhafte Weiterleitungen wie 301 oder 308 zu nutzen und diese „generell mindestens für ein Jahr“ beizubehalten. Seiten ohne Nachfolger sollen 404 oder 410 liefern. Den ganzen Ablauf mit Checkliste für den Livegang zeigt unser Leitfaden zum Website-Relaunch. Ketten aus mehreren Weiterleitungen sollen vermieden werden, möglichst höchstens drei, auf keinen Fall mehr als vier Sprünge, so Google.
Was mit jeder alten Adresse passiert, nach Google Search Central, „Websiteumzug mit URL-Änderungen“. Dass gelöschte Seiten nicht pauschal auf die Startseite zeigen sollen, ist unsere Empfehlung.
Ändert nicht alles gleichzeitig, wenn es sich vermeiden lässt. Google rät ausdrücklich, Domainwechsel, neues System und neues Layout nacheinander umzusetzen. Wann sich ein Relaunch überhaupt lohnt, steht in unserem Beitrag Website-Relaunch: wann er sich lohnt. Wenn ihr trotzdem alles auf einmal ändert, haltet die Entscheidung im Lastenheft fest und plant mehr Zeit für die Beobachtung nach dem Livegang ein.
Schreibt auch das Testsystem und die Zeit nach dem Livegang ins Lastenheft. Die Entwicklungsumgebung darf nicht in Google auftauchen, Mayen verlangt das ausdrücklich. Nach dem Livegang sollten die Fehlerberichte in der Search Console einige Wochen lang regelmäßig geprüft werden. Laut Google kann es bei mittelgroßen Websites einige Wochen oder länger dauern, bis die neuen Adressen die alten ersetzen.
Kapitel 9: Budget, Zeitplan und wie ihr auswählt
Nennt einen Budgetrahmen, auch wenn sich das ungewohnt anfühlt. Keines der sechs ausgewerteten Dokumente nennt einen Betrag. Unternehmen können es tun, und wir empfehlen es: Eine Spanne sagt der Agentur, ob ihr eine Lösung von der Stange oder eine individuelle Plattform erwartet, und macht die Angebote vergleichbar.
Unsere Auswertung von sechs öffentlich zugänglichen Lastenheften und Leistungsbeschreibungen für Website-Projekte. Kein einziges nennt ein Budget, nur eines regelt Weiterleitungen verbindlich. Beim Ruderverband war nur der öffentliche Teil einsehbar, der Anforderungskatalog wurde auf Anfrage verschickt.
Nennt feste Termine und was das Angebot enthalten soll. Wenn die Website vor einer Messe online sein muss, gehört das ins Lastenheft. Verlangt im Angebot den Aufwand je Kapitel, das Team, vergleichbare Referenzen und die laufenden Kosten pro Jahr. Nur so seht ihr, ob ein günstiges Angebot einfach weniger enthält.
Legt offen, nach welchen Kriterien ihr auswählt. Das Deutsche Zentrum für Altersfragen hat 2026 ein vorbildliches Bewertungsraster veröffentlicht: Preis 40 Punkte, Konzept zur Umsetzung 25, Service und Betreuung 20, Zeitplan 15. Agenturen sehen so, worauf es euch ankommt, und schreiben gezieltere Angebote.
Ausschreibung des Deutschen Zentrums für Altersfragen (2026), S. 38: Bewertungsraster mit Gewichtung von Preis und Qualität. Markierungen von uns.
Kapitel 8 und 9 aus unserem ausgefüllten Beispiel: Weiterleitungen, Budgetrahmen, Zeitplan und Auswahlkriterien. Die Musterfirma und alle Beträge sind erfunden.
Agil oder Festpreis: braucht ihr trotzdem ein Lastenheft?
Ja, aber ein schlankeres: Ziele, Zielgruppen, Rahmen, Abgrenzung und die Muss-Anforderungen. Der Scrum Guide kennt kein Lastenheft. Dort ist das Product Backlog „die einzige Quelle von Arbeit“, und ein Produkt-Ziel beschreibt den angestrebten Zustand. Die Ziele aus dem Lastenheft passen gut als Produkt-Ziel, die Anforderungen als erste Einträge im Backlog.
Wer einen Festpreis will, braucht einen festen Umfang. Der Deutsche Ruderverband hat 2015 einen Relaunch als Festpreisvertrag ausgeschrieben. Die Anforderungen standen in einem eigenen Katalog, die Anforderungen an das CMS sollten aber erst in Gesprächen mit dem Auftragnehmer festgelegt werden. Genau dieser offene Teil ist bei einem Festpreis riskant. Modelle wie der „agile Festpreis“ lösen das, indem zuerst Ziele und Anforderungen verbindlich beschrieben und die Details dann gemeinsam festgelegt werden.
Selbst schreiben oder schreiben lassen?
Wer keine Zeit oder Erfahrung hat, kann das Lastenheft als eigenen Auftrag vergeben. Die SLUB Dresden hat genau das gemacht: Das erste Los war eine Konzeptionsphase mit Workshops, deren Ergebnis unter anderem „ein umfassendes Lasten- und Pflichtenheft“ sein sollte. Erst das zweite Los war die Umsetzung.
Die Ziele und den Ist-Stand solltet ihr in jedem Fall selbst liefern. Niemand kennt eure Kunden, eure Prozesse und eure Zahlen besser als ihr. Eine Agentur kann Anforderungen strukturieren, prüfbar formulieren und mit der Technik abgleichen, aber nicht entscheiden, was euer Unternehmen braucht.
Prüfliste, bevor ihr das Lastenheft verschickt
Geht diese zwölf Fragen durch, bevor das Dokument an Agenturen geht. Jede Frage, bei der ihr zögert, führt später zu einer Rückfrage, zu einem Nachtrag oder zu Angeboten, die sich nicht vergleichen lassen.
Häufige Fragen
Wie lang sollte ein Lastenheft für eine Website sein?
So lang wie nötig, damit jede Anforderung prüfbar ist. In den sechs Dokumenten unserer Auswertung umfasst der Leistungsteil gut zwei bis gut zehn Seiten. Eine verlässliche Studie zur idealen Länge gibt es nicht.
Wer schreibt das Pflichtenheft?
Der Auftragnehmer, also die Agentur. Er beschreibt darin, wie er die Anforderungen aus dem Lastenheft umsetzt. Ihr prüft und gebt das Pflichtenheft frei.
Wird das Lastenheft automatisch Teil des Vertrags?
Nicht von selbst. Ob es Vertragsinhalt wird, hängt davon ab, was ihr vereinbart, etwa ob das Angebot darauf Bezug nimmt. Nehmt Lastenheft und Pflichtenheft deshalb im Vertrag ausdrücklich in Bezug, mit Datum und Versionsnummer. Das ist keine Rechtsberatung.
Sollte ein Lastenheft ein Budget enthalten?
Für Unternehmen empfehlen wir eine Spanne. Sie verhindert Angebote, die weit an euren Vorstellungen vorbeigehen, und macht die Angebote vergleichbar. In den sechs ausgewerteten Ausschreibungen nannte keine einen Betrag.
Was ist der Unterschied zwischen Lastenheft und Anforderungskatalog?
Meist keiner. Anforderungskatalog, Anforderungsspezifikation und Kundenspezifikation werden als andere Bezeichnungen für das Lastenheft verwendet.
Darf ein Lastenheft ein bestimmtes CMS vorschreiben?
Unternehmen dürfen das, sollten es aber begründen, etwa weil das eigene Team schon damit arbeitet. Öffentliche Auftraggeber müssen grundsätzlich produktneutral ausschreiben. Eine bestimmte Marke ist nur zulässig, wenn der Auftragsgegenstand es rechtfertigt, meist mit dem Zusatz „oder gleichwertig“ (§ 31 Abs. 6 VgV, unterhalb der EU-Schwellenwerte § 23 UVgO). Das ist keine Rechtsberatung.
Fazit
Beginnt heute mit dem Ist-Stand und den Zielen, alles andere baut darauf auf. Ein gutes Lastenheft für eine Website ist kurz, prüfbar und ehrlich: Es sagt, was gebraucht wird, wer was liefert, was mit den alten Adressen passiert und welches Budget zur Verfügung steht. Die echten Lastenhefte öffentlicher Stellen zeigen, dass genau diese Punkte am häufigsten fehlen.
Ladet euch die Vorlage herunter, füllt die Kapitel 1 bis 3 selbst aus und holt erst danach Angebote ein. Wenn ihr einen Relaunch plant und das Lastenheft gemeinsam mit uns schärfen wollt, findet ihr unseren Ansatz auf der Seite zum Webdesign für Unternehmen.
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