KI im Unternehmen einführen: Fahrplan für die ersten 90 Tage

Die Hälfte der Belegschaft nutzt längst ChatGPT, die IT hat Copilot lizenziert, der Betriebsrat fragt nach, und niemand weiß, ob sich das alles lohnt. Wo fangen wir an? So oder ähnlich beginnen viele Gespräche, die wir mit Geschäftsführungen und IT-Leitungen führen. Die kurze Antwort: nicht beim Werkzeug, sondern bei einer Bestandsaufnahme, einer Handvoll gut ausgewählter Anwendungsfälle und einem Pilot, dessen Erfolg ihr vorher festlegt und hinterher messt.

Dieser Fahrplan teilt die ersten 90 Tage in vier Phasen mit konkreten Lieferstücken. Er richtet sich an Unternehmen mit 50 bis 2.000 Beschäftigten, mit oder ohne Betriebsrat. Für die Zahlen haben wir die aktuellen Erhebungen von Bitkom, ifo, Statistischem Bundesamt und IW im Original gelesen, für die Rechtsfragen den Gesetzestext von BetrVG, DSGVO und KI-Verordnung. Am Ende bekommt ihr die Vorlage „KI-Fahrplan 90 Tage“ als Excel-Datei, leer und als ausgefülltes Beispiel.

In a nutshell (as of November 2026)

KI im Unternehmen einzuführen heißt in den ersten 90 Tagen: erfassen, was schon genutzt wird, drei bis fünf Anwendungsfälle nach Nutzen, Aufwand und Risiko auswählen, einen Firmentarif mit Auftragsverarbeitung wählen, Datenschutz und Betriebsrat vor dem Pilot klären, eine Pilotgruppe schulen und die Zeitersparnis gegen eine vorher gemessene Ausgangslage prüfen. Danach entscheidet die Geschäftsführung je Anwendungsfall, ob ausgerollt, nachgebessert oder beendet wird. Der Betriebsrat ist nach § 90 BetrVG über die Planung zu unterrichten, ausdrücklich „einschließlich des Einsatzes von Künstlicher Intelligenz“, und bei Systemen, die Verhalten oder Leistung überwachen können, bestimmt er nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mit. Die KI-Kompetenzpflicht aus Artikel 4 der KI-Verordnung gilt in ihrer seit dem 27. Juli 2026 milderen Fassung trotzdem für jedes Unternehmen, dessen Leute KI beruflich nutzen. Die Excel-Vorlage enthält Rollen, Bestandsaufnahme, Bewertungsmatrix, Zeitplan, Messbogen und Entscheidungsblatt.

Wo Unternehmen gerade stehen

Die meisten Unternehmen nutzen KI bereits, aber kaum eines nutzt sie planvoll. Laut der Bitkom-Befragung vom 14. September 2026 setzen 57 Prozent der Unternehmen ab 20 Beschäftigten KI ein, vor einem Jahr waren es 36 Prozent. Kein einziges der befragten KI-nutzenden Unternehmen gibt an, das Potenzial vollständig auszuschöpfen, nur 3 Prozent nutzen es nach eigener Einschätzung eher stark, 59 Prozent überhaupt nicht. Das ifo Institut kommt in seiner Umfrage vom Mai 2026 auf 54,5 Prozent, bei Großunternehmen auf 67,2 Prozent.

Das Statistische Bundesamt misst deutlich niedriger: Laut der IKT-Erhebung für 2025 nutzten 26 Prozent der Unternehmen ab 10 Beschäftigten KI, 36 Prozent der Unternehmen mit 50 bis 249 und 57 Prozent der Unternehmen ab 250 Beschäftigten. Die Unterschiede erklären sich aus Erhebungsjahr, Größenklassen und Fragestellung. Für eure Planung zählt etwas anderes: In einem Unternehmen eurer Größe ist KI mit hoher Wahrscheinlichkeit schon im Haus, ob offiziell oder nicht.

Interessant sind die Gründe, aus denen Unternehmen zögern. Bei Destatis nennen Unternehmen, die KI erwogen, aber nicht eingeführt haben, vor allem fehlendes Wissen (72 Prozent), unklare rechtliche Folgen (62 Prozent) und Datenschutzbedenken (60 Prozent). Bei Bitkom nennen Unternehmen, die KI schon nutzen, als größte Hemmnisse den Datenschutz (66 Prozent), rechtliche Verunsicherung (56 Prozent) und schwer kalkulierbare Kosten (54 Prozent), 42 Prozent die fehlende Akzeptanz der Beschäftigten. Genau diese Punkte arbeitet der Fahrplan ab, und zwar vor dem Pilot statt danach.

Der Fahrplan im Überblick

Vier Phasen in 13 Wochen, und jede endet mit einem Lieferstück, das man vorzeigen kann. In Woche 1 bis 3 klärt ihr Auftrag, Rollen und Ausgangslage. In Woche 4 bis 6 bereitet ihr den Pilot vor: Anwendungsfälle auswählen, Werkzeug wählen, Datenschutz und Betriebsrat klären, Ausgangswerte messen, Pilotgruppe schulen. Woche 7 bis 11 ist der Pilot im Alltag. In Woche 12 und 13 entscheidet ihr und plant die erste Ausrollwelle.

Der Fahrplan auf einen Blick. Betriebsrat und Messung laufen nicht am Ende, sondern parallel mit.

Zwei Dinge sind uns dabei wichtig. Erstens beginnen die Unterrichtung des Betriebsrats und die Bestandsaufnahme in Woche 1, nicht erst, wenn das Werkzeug gekauft ist. Zweitens legt ihr die Erfolgskriterien vor dem Pilot fest. Sonst wird hinterher jede Zahl so gelesen, dass sie zur Meinung passt, die man schon vorher hatte.

Rollen: wer was macht

Ein Sponsor aus der Geschäftsführung, ein Kernteam aus vier Funktionen und eine Pilotgruppe, die wirklich mit KI arbeitet. Der Sponsor gibt Ziel und Budget frei und trifft am Ende die Entscheidung. Das Kernteam besteht aus Projektleitung, IT, Datenschutz und Personal. Die Projektleitung führt den Fahrplan, die Bewertungsmatrix und die Messung, sie kann aus Organisation, Digitalisierung oder IT kommen.

Rollen nach unserem Vorschlag. Der Betriebsrat gehört nicht zum Kernteam, ist aber von Anfang an beteiligt.

Die Pilotgruppe sollte groß genug sein, dass die Messung etwas aussagt, und klein genug, dass das Kernteam jede Rückfrage beantworten kann. Wir planen meist 15 bis 30 Personen aus zwei oder drei Bereichen, gemischt aus Begeisterten und Skeptikern. Nur Begeisterte im Pilot liefern schöne Zahlen, die sich beim Ausrollen nicht wiederholen.

Woche 1 bis 3: Bestandsaufnahme mit Schatten-KI

Erfasst zuerst, welche KI schon genutzt wird, auch privat und kostenlos, und entscheidet für jedes Werkzeug: freigeben, übergangsweise dulden, ablösen oder untersagen. Schatten-KI ist kein Randphänomen. Laut einer Bitkom-Befragung vom Oktober 2025 ist die Nutzung privater KI-Werkzeuge im Job in 8 Prozent der Unternehmen weit verbreitet, in 17 Prozent gibt es Einzelfälle, weitere 17 Prozent vermuten es. Nur 29 Prozent sind sich sicher, dass es bei ihnen nicht vorkommt. Im IW-Kurzbericht 63/2026 geben 29,1 Prozent der beruflichen KI-Nutzenden an, Werkzeuge zu verwenden, die der Arbeitgeber nicht bereitgestellt hat, in Unternehmen ab 250 Beschäftigten 25,5 Prozent.

Das IW zieht daraus einen Schluss, den wir teilen: Verbote helfen wenig. „Reine Verbote würden vor allem engagierte Beschäftigte treffen“, heißt es in dem Bericht, und: „Wer fördert, ohne bereitzustellen, macht die Nutzung unkontrollierbar.“ Die Bestandsaufnahme ist deshalb keine Fahndung. Sie dient dazu, die Werkzeuge, die gebraucht werden, durch sichere Varianten zu ersetzen.

So geht ihr vor: eine anonyme Kurzumfrage mit vier Fragen (welche Werkzeuge, wofür, wie oft, welche Daten), dazu die Lizenz- und Kreditkartenabrechnungen, installierte Browser-Erweiterungen und, wenn ihr das wollt, Auswertungen von Netzwerkprotokollen. Letzteres stimmt ihr vorher mit Betriebsrat und Datenschutz ab, denn die Auswertung von Protokollen auf Personenebene ist selbst eine Form der Überwachung. Ergänzend lohnt ein Blick auf kostenlose Varianten: Laut ifo nutzen 22,5 Prozent der KI-einsetzenden Unternehmen ausschließlich kostenlose Systeme. Bei kostenlosen Privattarifen müsst ihr selbst prüfen, ob Eingaben zum Training verwendet werden. Anthropic etwa nennt auf der Claude-Preisseite für Free, Pro und Max beim Modelltraining „Opt-out“, die Einstellung liegt also bei der einzelnen Person.

Parallel sammelt die Projektleitung Anwendungsfälle, am besten in kurzen Gesprächen mit jedem Bereich: Welche Aufgabe kommt oft vor, kostet Zeit und folgt einem erkennbaren Muster? Ziel sind 15 bis 30 Fälle. Welche Prozesse sich erfahrungsgemäß zuerst lohnen, beschreiben wir in Die 5 Prozesse, in denen sich KI in fast jedem Unternehmen zuerst auszahlt.

Woche 4: Anwendungsfälle mit einer Bewertungsmatrix auswählen

Bewertet jeden Fall mit Nutzen, Aufwand und Risiko auf einer Skala von 1 bis 5 und rechnet: Punkte = 2 × Nutzen + (6 − Aufwand) + (6 − Risiko). Der Höchstwert ist 20. Nutzen zählt doppelt, weil ein Pilot ohne spürbaren Nutzen niemanden überzeugt, ganz gleich wie einfach er war. Aufwand und Risiko werden umgekehrt gezählt, damit einfache und risikoarme Fälle Punkte bekommen. Die Formel ist unser Vorschlag, keine Norm. Wichtig ist, dass alle Fälle nach derselben Logik bewertet werden und jede Note eine kurze Begründung hat.

Für den Nutzen hilft eine grobe Rechnung: Vorgänge pro Monat mal Minuten je Vorgang mal erwartete Ersparnis, geteilt durch 60, ergibt das Zeitpotenzial in Stunden pro Monat. In der Vorlage schlägt eine Spalte daraus eine Nutzennote vor (1 unter 5 Stunden, 5 über 100 Stunden). Ihr dürft abweichen, wenn ein Fall direkt auf Umsatz oder Kunden wirkt. Im Beispiel haben wir die Angebotstexte deshalb eine Stufe höher eingestuft, als die reine Zeitrechnung ergibt.

Bewertungsmatrix aus dem Beispiel der Vorlage. Die Werte sind erfunden, die Logik ist übertragbar.

Zwei Regeln verhindern teure Fehlgriffe. Risiko 5 kommt nicht in den Pilot, egal wie viele Punkte der Fall hat. Darunter fallen Entscheidungen über Menschen, etwa das Vorsortieren von Bewerbungen, und besondere Kategorien personenbezogener Daten wie Gesundheitsdaten. KI-Systeme für Einstellung und Auswahl zählen nach Anhang III der KI-Verordnung zu den Hochrisiko-Systemen, deren Pflichten ab dem 2. Dezember 2027 gelten. Risiko 4 geht erst in den Pilot, wenn Datenschutz und Betriebsrat den Fall geprüft haben. Im Beispiel trifft das die Besprechungsprotokolle aus Teams: hoher Nutzen, aber Gesprächsinhalte mit Namen. Für den Pilot wählt ihr drei bis fünf Fälle mit den meisten Punkten, möglichst aus verschiedenen Bereichen.

Woche 4 und 5: Werkzeug und Tarif wählen

Wählt das Werkzeug nach den Pilotfällen und kauft einen Firmentarif, der vertraglich nicht mit euren Daten trainiert, eine Auftragsverarbeitung zulässt und sich zentral verwalten lässt. Viele Unternehmen beginnen umgekehrt und suchen nach dem Lizenzkauf Anwendungsfälle. Wer überwiegend in Microsoft 365 arbeitet, prüft zuerst Copilot, wer viel mit langen Dokumenten und Texten arbeitet, vergleicht ChatGPT und Claude. Eine ausführliche Bedienung der beiden findet ihr in ChatGPT richtig nutzen und Claude richtig nutzen.

Was ihr beim Tarif verlangen solltet und was die Hersteller dazu angeben. Stand der Herstellerseiten: 10. November 2026.

Die Unterschiede stecken im Detail. In der Tarifübersicht für ChatGPT Business gibt OpenAI an, dass Inhalte in Business und Enterprise nicht zum Training verwendet werden und SAML-SSO in beiden Tarifen enthalten ist. Automatische Benutzerverwaltung per SCIM, rollenbasierte Zugriffe, die Compliance-API für Protokolle und Datenresidenz in der EU stehen dort nur beim Enterprise-Tarif. Wer also Daten nachweislich in der EU verarbeiten lassen muss, kommt bei OpenAI mit Business nicht aus. Anthropic führt SCIM, Audit-Logs und eigene Aufbewahrungsfristen auf der Team- und Enterprise-Preisseite ebenfalls unter Enterprise.

Bei Microsoft 365 Copilot liegt die größte Falle in euren eigenen Freigaben. Microsoft schreibt in der Dokumentation zu Daten, Datenschutz und Sicherheit, dass Prompts, Antworten und über Microsoft Graph abgerufene Daten nicht zum Training von Basismodellen verwendet werden. Im selben Text steht aber auch, dass Copilot alle Unternehmensdaten anzeigt, für die eine Person mindestens Leserechte hat. Ein SharePoint-Ordner mit Gehaltsdaten, der versehentlich für „Alle“ freigegeben ist, war bisher schwer zu finden. Mit Copilot genügt eine Frage. Plant deshalb in Woche 4 und 5 eine Prüfung der Freigaben ein, bevor die Pilotgruppe Lizenzen bekommt. Außerdem nennt Microsoft eine Ausnahme: Modelle, die Anthropic als Unterauftragsverarbeiter bereitstellt, sind derzeit von der EU-Datengrenze ausgenommen.

Microsoft Learn: Copilot sieht, was die jeweilige Person sehen darf (1). Zu weit gefasste Freigaben werden damit sichtbar.

Bei den Kosten lohnt ein nüchterner Blick. Laut Bitkom nennen nur 21 Prozent der KI-Anwender Abos und Lizenzen einen großen Kostenpunkt, aber 51 Prozent die Infrastruktur, 50 Prozent die Aufbereitung von Daten und 41 Prozent die Integration in bestehende Systeme. Für einen Pilot mit Standardwerkzeugen fallen die letzten drei kaum an. Sobald ihr KI an eigene Systeme anbinden wollt, verschiebt sich das Budget deutlich. Konkrete Tarifpreise ändern sich derzeit fast monatlich, deshalb nennen wir sie hier nicht. Prüft sie am Tag der Bestellung auf den Preisseiten.

Woche 4 und 5: Regeln für den Pilot

Die Pilotgruppe braucht vom ersten Tag an schriftliche Regeln: welche Werkzeuge, welche Daten, wer prüft Ergebnisse, wann wird gekennzeichnet. Eine vorläufige Fassung 0.9 genügt, die endgültige Richtlinie entsteht aus den Erfahrungen des Pilots. Die Datenschutzkonferenz empfiehlt in ihrer Orientierungshilfe zu KI und Datenschutz, klare interne Weisungen zu erteilen und zu dokumentieren, ob, unter welchen Voraussetzungen und zu welchen Zwecken welche KI-Anwendungen eingesetzt werden dürfen. Wie eine solche Richtlinie aufgebaut ist, mit Daten-Ampel, Beispielen und Word-Vorlage, steht in unserem Ratgeber KI-Richtlinie für Mitarbeiter. Für den Pilot reicht es, dort die freigegebenen Werkzeuge und die Pilotfälle einzutragen.

Woche 4 bis 6: Wann ihr eine Datenschutz-Folgenabschätzung braucht

Eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) braucht ihr, wenn ein Anwendungsfall voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte von Personen hat, und bei KI mit Personenbezug ist das schneller der Fall, als viele denken. Artikel 35 Abs. 1 DSGVO verlangt sie, wenn eine Verarbeitung, „insbesondere bei Verwendung neuer Technologien“, voraussichtlich ein hohes Risiko zur Folge hat. Für den Pilot prüft ihr das je Anwendungsfall in drei Schritten.

Erstens: Werden überhaupt personenbezogene Daten verarbeitet? Wenn ein Fall nur mit Produktdaten oder anonymisierten Texten arbeitet, haltet ihr das in einem kurzen Vermerk fest und seid fertig. Zweitens: Steht der Fall auf der Muss-Liste der deutschen Aufsichtsbehörden? Die Liste der Datenschutzkonferenz nennt unter Nr. 11 den „Einsatz von künstlicher Intelligenz zur Verarbeitung personenbezogener Daten zur Steuerung der Interaktion mit den Betroffenen oder zur Bewertung persönlicher Aspekte der betroffenen Person“, als Beispiel ein System, das per Konversation mit Kunden interagiert. Nr. 8 betrifft die umfangreiche Verarbeitung von Daten über das Verhalten von Beschäftigten. Ein KI-Assistent, der Kundenanfragen selbst beantwortet, fällt damit eher unter die Liste als einer, der intern Lieferantenmails zusammenfasst.

Die Muss-Liste der Datenschutzkonferenz nennt KI ausdrücklich (1). Ein Kundenchat mit Personenbezug ist das Lehrbuchbeispiel.

Drittens: Steht der Fall nicht auf der Liste, macht ihr eine Schwellwertprüfung nach den Leitlinien der europäischen Datenschützer (WP 248 rev.01). Sie nennen neun Kriterien, darunter Bewertung oder Scoring, systematische Überwachung, schutzbedürftige Betroffene, ausdrücklich auch Beschäftigte, und die innovative Nutzung neuer Technologien. Erfüllt eine Verarbeitung zwei Kriterien, ist nach den Leitlinien in den meisten Fällen eine DSFA erforderlich. Weil KI oft als neue Technologie gilt und Beschäftigte als schutzbedürftig, ist die Schwelle bei internen Anwendungen mit Mitarbeiterbezug schnell erreicht. Dokumentiert auch das Ergebnis „keine DSFA nötig“ mit Begründung, und holt nach Art. 35 Abs. 2 DSGVO den Rat eurer Datenschutzbeauftragten ein.

Datenschutz und Betriebsrat als Prüfpfad. Vereinfachte Darstellung, keine Rechtsberatung.

Für die Pilotfälle im Beispiel ergibt das: Angebotstexte und Lieferantenmails enthalten Ansprechpartner, aber keine Bewertung von Personen, ein Prüfvermerk genügt. Die Besprechungsprotokolle bleiben draußen, bis eine DSFA vorliegt. Die Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter nach Art. 28 DSGVO braucht ihr in jedem Fall.

Von Woche 1 an: den Betriebsrat beteiligen

Den Betriebsrat müsst ihr über die Planung unterrichten, bevor Entscheidungen fallen, und bei den meisten Firmenwerkzeugen bestimmt er mit. § 90 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG verpflichtet den Arbeitgeber, den Betriebsrat über die Planung „von Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufen einschließlich des Einsatzes von Künstlicher Intelligenz“ rechtzeitig unter Vorlage der erforderlichen Unterlagen zu unterrichten. Nach Absatz 2 ist so rechtzeitig zu beraten, „dass Vorschläge und Bedenken des Betriebsrats bei der Planung berücksichtigt werden können“. Eine Unterrichtung nach Vertragsschluss erfüllt das nicht.

§ 90 BetrVG nennt KI ausdrücklich (1) und verlangt Beratung, solange die Planung noch änderbar ist (2).

Die Mitbestimmung ergibt sich vor allem aus § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG: „Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen“. Das Bundesarbeitsgericht legt „bestimmt“ weit aus. In seinem Beschluss vom 13. Dezember 2016 (1 ABR 7/15) heißt es, technische Einrichtungen seien zur Überwachung bestimmt, „wenn sie objektiv geeignet sind, Verhaltens- oder Leistungsinformationen über den Arbeitnehmer zu erheben und aufzuzeichnen; auf die subjektive Überwachungsabsicht des Arbeitgebers kommt es nicht an“. Ein Firmentarif mit Nutzungsstatistiken je Person und gespeicherten Chatverläufen dürfte diese Schwelle in der Regel erreichen. Dass ein vielzitierter Eilbeschluss des Arbeitsgerichts Hamburg vom 16. Januar 2024 (24 BVGa 1/24) die Mitbestimmung verneint hat, betraf nach den veröffentlichten Besprechungen eine Nutzung über private Konten im Browser. Für eine Einführung mit Firmenkonten lässt sich daraus wenig ableiten.

Zwei weitere Vorschriften gehören in die Planung. Verhaltensregeln wie die KI-Richtlinie können unter § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG fallen, die „Ordnung des Betriebs und des Verhaltens der Arbeitnehmer im Betrieb“. Und nach § 80 Abs. 3 BetrVG gilt die Hinzuziehung eines Sachverständigen als erforderlich, wenn der Betriebsrat die Einführung oder Anwendung von Künstlicher Intelligenz beurteilen muss. Plant den Termin und die Kosten dafür von Anfang an ein.

Praktisch bewährt hat sich eine Pilotvereinbarung: befristet auf die Pilotdauer, mit Liste der Werkzeuge und Fälle, dem ausdrücklichen Ausschluss von Leistungs- und Verhaltenskontrolle über die Nutzungsdaten, der Art der Messung (freiwillig, anonymisiert ausgewertet) und dem Termin, an dem über eine Rahmenvereinbarung für den Regelbetrieb verhandelt wird. Das ist unsere Erfahrung, keine Rechtsberatung. Die Formulierung gehört in die Hände eurer Arbeitsrechtler.

Woche 6: Pilotgruppe schulen, Art. 4 KI-Verordnung erfüllen

Vor dem Start bekommt die Pilotgruppe eine Schulung zu Werkzeug, Regeln und Grenzen, und ihr dokumentiert sie als Maßnahme nach Artikel 4 der KI-Verordnung. Seit der Änderung durch die Verordnung (EU) 2026/1744, in Kraft seit dem 27. Juli 2026, „ergreifen“ Anbieter und Betreiber „Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals“ zu unterstützen. Ein bestimmtes Niveau müsst ihr ausdrücklich nicht garantieren. Wer im Pilot schult und den Nachweis führt, hat einen guten Teil der Pflicht für diese Gruppe bereits erledigt. Was genau verlangt ist, welche Rollen ihr unterscheiden solltet und wie der Nachweis aussieht, steht in KI-Kompetenzpflicht nach Artikel 4 AI Act.

Inhaltlich sollte die Pilotschulung drei Dinge leisten: das Werkzeug an den eigenen Pilotfällen zeigen, die Regeln der vorläufigen Richtlinie erklären, vor allem welche Daten nicht eingegeben werden dürfen, und zeigen, wie man Ergebnisse prüft. Ein halber Tag genügt nach unserer Erfahrung, wenn danach eine wöchentliche Sprechstunde folgt.

Woche 5 bis 11: messen, was sich wirklich ändert

Messt vor dem Pilot die Ausgangswerte und im Pilot mit derselben Methode die Werte mit KI, und rechnet Prüfen und Nacharbeit in die Zeit mit KI ein. Für jeden Pilotfall braucht ihr drei Werte: die Zeit je Vorgang, eine Fehlerquote (etwa fehlende Pflichtangaben, übersehene Fristen, Rückfragen von Kunden) und eine Qualitätsnote.

So messt ihr belastbar: gleiche Aufgabenart, gleiche Personen, mindestens 20 Vorgänge je Messung. Die Zeit mit KI umfasst Eingeben, Warten, Prüfen und Nachbessern, nicht nur den Moment, in dem der Text erscheint. Für die Qualität lasst eine Fachperson eine Stichprobe bewerten, ohne dass sie weiß, welche Ergebnisse mit KI entstanden sind. Das verhindert die häufigste Fehldeutung: schneller heißt nicht automatisch besser.

Beispiel mit erfundenen Werten: Der schnellste Fall ist nicht der beste. Bei den Wartungsberichten steigt die Fehlerquote.

Dass die Wirkung je nach Person stark schwankt, zeigt eine der bekanntesten Feldstudien. Brynjolfsson, Li und Raymond untersuchten 5.179 Beschäftigte im Kundensupport und fanden laut NBER Working Paper 31161 im Schnitt 14 Prozent mehr gelöste Anfragen pro Stunde, bei Neulingen und weniger Erfahrenen 34 Prozent, bei sehr Erfahrenen kaum eine Wirkung. Für eure Messung heißt das: Wertet nicht nur den Durchschnitt aus, sondern schaut, bei wem es wirkt. Oft ist das ein Hinweis, wo ihr zuerst ausrollt.

Haltet außerdem fest, wofür die gesparte Zeit genutzt wird. Gesparte Stunden sind Kapazität, kein eingesparter Betrag. Im Messbogen der Vorlage rechnet ihr sie mit einem internen Stundensatz in einen Wert um und stellt ihn den laufenden Kosten gegenüber. Aus den Wochenprotokollen der Pilotgruppe entsteht nebenbei die Vorlagensammlung, die beim Ausrollen am meisten hilft.

Woche 12 und 13: entscheiden und ausrollen

Entscheidet je Anwendungsfall, nicht für „die KI“ insgesamt, und zwar gegen Schwellen, die vor dem Pilot feststanden. Wir schlagen acht Kriterien vor: mindestens 20 Prozent Zeitersparnis einschließlich Prüfen, keine höhere Fehlerquote, keine schlechtere Blindbewertung, mindestens 60 Prozent der Pilotgruppe nutzen das Werkzeug mehrmals pro Woche, Datenschutzprüfung abgeschlossen, Vereinbarung mit dem Betriebsrat verhandelt oder terminiert, keine Eingabe gesperrter Daten und laufende Kosten unter dem Wert der gesparten Zeit. Die Schwellen sind Vorschläge, passt sie an. Entscheidend ist, dass ihr sie vorher festlegt.

Das Ergebnis ist je Fall eine von drei Entscheidungen: ausrollen, nachbessern und verlängern, oder beenden. Im Beispiel gehen Angebotstexte und Lieferantenmails in die erste Welle, die Wartungsberichte bekommen eine Prüfliste für Pflichtangaben und vier Wochen Verlängerung. Ein beendeter Fall ist kein Scheitern, sondern ein gesparter Rollout.

Ausrollen in Wellen: erst die Bereiche der erfolgreichen Pilotfälle, dann angrenzende Bereiche mit ähnlichen Aufgaben. Jede Welle bekommt die Schulung, die Vorlagensammlung und einen Ansprechpartner aus der Pilotgruppe. Die Richtlinie geht von 0.9 auf 1.0, die Rahmenvereinbarung mit dem Betriebsrat ersetzt die Pilotvereinbarung. Erst danach lohnt der Blick auf aufwendigere Vorhaben wie Anbindungen an eigene Systeme oder KI-Agenten, die selbstständig Aufgaben erledigen. Was dort 2026 realistisch ist, beschreiben wir in KI-Agenten für kleine und mittlere Unternehmen, und welche Förderprogramme für solche Projekte infrage kommen, in KI im Unternehmen fördern lassen.

Die Vorlage: KI-Fahrplan 90 Tage als Excel

Die Vorlage bildet den ganzen Fahrplan in sieben Blättern ab und rechnet Zeitpotenzial, Punkte, Rang, Ersparnis und Wert der gesparten Zeit selbst. Die Blätter heißen Anleitung, Rollen, Bestandsaufnahme, Anwendungsfälle, Zeitplan, Messung und Entscheidung. Im Zeitplan tragt ihr Start- und Endwoche je Aufgabe ein, die Balken färben sich automatisch. Eingabefelder sind hellgelb hinterlegt.

Blatt „Zeitplan“ aus der Beispieldatei mit der erfundenen Muster Antriebstechnik GmbH.

Es gibt zwei Fassungen: die leere Vorlage und ein ausgefülltes Beispiel für die erkennbar erfundene „Muster Antriebstechnik GmbH“ mit 420 Beschäftigten, Betriebsrat und Microsoft 365. Alle Zahlen im Beispiel sind erfunden und dienen nur dazu, die Formeln nachvollziehbar zu machen.

Die häufigsten Fehler in den ersten 90 Tagen

Die meisten Fehler, die wir in Einführungsprojekten sehen, betreffen die Reihenfolge, nicht die Technik: Lizenzen vor den Anwendungsfällen kaufen, den Betriebsrat nach Vertragsschluss informieren, Schatten-KI ohne Alternative verbieten, ohne Ausgangswerte pilotieren, nur Zeit statt auch Qualität messen, den Pilot nur mit Begeisterten besetzen und bei Copilot die Freigaben nicht prüfen.

Wie wir euch dabei unterstützen

Wenn ihr den Fahrplan mit Unterstützung angehen wollt, gibt es bei uns zwei Einstiege. In der KI-Potenzialanalyse gehen wir in 60 Minuten eure Abläufe durch und benennen die Stellen, an denen KI oder Automatisierung messbar Zeit spart, mit einer ehrlichen Einschätzung, was sich lohnt und was nicht. Das ist im Kern die Phase „Klären“ mit der ersten Fassung eurer Bewertungsmatrix. Für die Schulung der Pilotgruppe gibt es den eintägigen KI-Workshop für Teams, in dem jede Person an eigenen Aufgaben einen Anwendungsfall baut. Er ist zugleich ein dokumentierbarer Schritt für die KI-Kompetenz nach Artikel 4.

Frequently Asked Questions

Vier Fragen, die in fast jedem Einführungsprojekt kommen.

Reichen 90 Tage wirklich?

Für Klären, Pilot und eine belastbare Entscheidung über die ersten Anwendungsfälle ja, wenn Sponsor und Kernteam benannt sind und der Betriebsrat früh eingebunden ist. Nicht in 90 Tagen fertig sind Anbindungen an eigene Systeme, unternehmensweite Rollouts und eine Rahmenvereinbarung mit dem Betriebsrat, wenn die Verhandlungen schwierig werden.

Brauchen wir eine eigene KI-Strategie, bevor wir anfangen?

Nicht als Papier vorab. Der Projektauftrag auf einer Seite beantwortet die entscheidenden Fragen: welches Ziel, welche Bereiche, welches Budget, wer entscheidet. Eine längere Strategie schreibt sich nach dem Pilot leichter, weil ihr dann wisst, wo KI bei euch wirkt.

Was, wenn wir keinen Betriebsrat haben?

Dann entfallen Unterrichtung und Mitbestimmung, nicht aber Datenschutz, Artikel 4 der KI-Verordnung und die Akzeptanz der Belegschaft. Informiert die Beschäftigten trotzdem früh und offen, welche Daten erfasst werden und wofür. Laut Bitkom nennen 42 Prozent der KI-Anwender fehlende Akzeptanz als Hemmnis.

Sollen wir private KI-Konten sofort verbieten?

Für Firmendaten ja, aber erst, wenn eine freigegebene Alternative bereitsteht. Bis dahin hilft eine klare Übergangsregel, etwa: keine personenbezogenen und keine vertraulichen Daten in private Konten. Das IW kommt in seiner Auswertung zu dem Ergebnis, dass reine Verbote wenig ändern.

What Has Changed and What That Means for You

Die rechtlichen Leitplanken sind 2026 klarer geworden, die Werkzeuge ändern sich weiter schnell. Mehr zum Gesetz insgesamt steht in Der EU AI Act einfach erklärt.

27. Juli 2026: Die geänderte Fassung von Artikel 4 KI-Verordnung tritt in Kraft. Ihr müsst die Entwicklung der KI-Kompetenz unterstützen, aber kein bestimmtes Niveau garantieren. Für den Fahrplan heißt das: Pilotschulung dokumentieren, beim Ausrollen jede Welle ebenso.

29. Juli 2026: Die Bundesnetzagentur wird zuständige Marktüberwachungsbehörde für die KI-Verordnung. Haltet Schulungsnachweis, Werkzeugliste und Richtlinie griffbereit.

14. September 2026: Bitkom meldet, dass erstmals die Mehrheit der Unternehmen KI nutzt. Für euch heißt das: Die Frage ist nicht mehr, ob KI im Haus ist, sondern ob sie geregelt ist.

2. Dezember 2027: Die Pflichten für Hochrisiko-Systeme nach Anhang III werden anwendbar, darunter KI bei Einstellung und Personalentscheidungen. Fälle aus diesem Bereich solltet ihr bis dahin nicht in den Regelbetrieb nehmen, ohne die Anforderungen geprüft zu haben.

Stand dieser Fassung: 10. November 2026. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.

Conclusion

KI erfolgreich einzuführen ist in den ersten 90 Tagen vor allem eine Frage der Reihenfolge: erst erfassen und auswählen, dann Werkzeug, Datenschutz und Betriebsrat klären, dann pilotieren und messen, dann entscheiden. Wer so vorgeht, hat nach 13 Wochen nicht nur Lizenzen, sondern belegte Zahlen je Anwendungsfall, eine Richtlinie, die sich im Alltag bewährt hat, und einen Betriebsrat, der mitgeplant hat, statt zu bremsen.

Ladet euch die Vorlage „KI-Fahrplan 90 Tage“ herunter und füllt als Erstes das Blatt „Rollen“ aus. Wenn Sponsor und Kernteam stehen, ist die Hälfte der ersten Woche geschafft.