ChatGPT, Copilot, Claude oder Gemini: welcher KI-Firmentarif passt?

„Wir wollen allen eine KI geben, aber welche? ChatGPT, Copilot, Claude oder Gemini?“ Diese Frage hören wir in Erstgesprächen zu KI inzwischen sehr oft. Die kurze Antwort: Für die meisten Unternehmen entscheidet nicht das beste Modell, sondern die Umgebung, in der ihr schon arbeitet. Wer auf Microsoft 365 ist, startet mit dem kostenlosen Copilot Chat, wer auf Google Workspace ist, hat Gemini meist schon bezahlt, und ChatGPT Business oder Claude Team lohnen sich als eigenes Werkzeug für die Leute, die täglich mit Texten, Analysen oder Code arbeiten.

Für diesen Vergleich haben wir am 10. November 2026 die deutschen Preisseiten von OpenAI, Microsoft, Anthropic und Google abgerufen und die Datenschutz- und Hilfeseiten der Hersteller zu Training, Auftragsverarbeitung und Speicherort gelesen. Daraus haben wir die Jahreskosten für 25, 100 und 500 Nutzer berechnet. Offen gesagt: Wir arbeiten im Studio selbst vorwiegend mit Claude, warum, steht in Warum Claude für uns aktuell die beste KI im Arbeitsalltag ist. Für eure Auswahl spielt das eine kleinere Rolle, als man denkt, und wo Claude schwächer abschneidet, etwa beim Speicherort, steht das unten genauso deutlich.

In a nutshell (as of November 2026)

Die Lizenzpreise liegen bis 100 Nutzer nah beieinander, zwischen 18 und 26 Euro je Nutzer und Monat. Die Unterschiede liegen bei Obergrenzen, Speicherort und Integration. ChatGPT Business kostet bei jährlicher Zahlung 21 Euro, Claude Team 18 Euro, Microsoft 365 Copilot Business 18,20 Euro und Microsoft 365 Copilot für größere Unternehmen 26 Euro. Gemini steckt bei Google Workspace ab Business Standard bereits im Tarif. Copilot Chat ist in Microsoft 365 ohne Aufpreis enthalten. Kein Anbieter trainiert im Firmentarif standardmäßig mit euren Daten, alle bieten einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Bei der Speicherung in der EU unterscheiden sie sich deutlich: Microsoft und Google bieten sie mit Ausnahmen, OpenAI nur in Enterprise, Anthropic im eigenen Claude-Tarif derzeit nicht. Wer mehr als 150 (Claude Team), 200 (ChatGPT Business) oder 300 Nutzer (Copilot Business, Workspace Business) hat, landet zwingend in einem Enterprise-Tarif. Unsere Empfehlung: erst sechs Wochen mit einer Pilotgruppe testen, dann Lizenzen nach tatsächlicher Nutzung kaufen.

Die Listenpreise der wichtigsten Firmentarife, Stand 10. November 2026. Microsoft nennt die Preise zuzüglich Mehrwertsteuer, Anthropic ohne Steuern, OpenAI und Google machen auf der Preisseite keine Angabe dazu.

Warum die Umgebung wichtiger ist als das Modell

Ein KI-Werkzeug wird im Alltag nur genutzt, wenn es dort sitzt, wo die Arbeit passiert, und wenn es auf die richtigen Daten zugreifen darf. Microsoft 365 Copilot greift laut Microsoft über Microsoft Graph auf E-Mails, Chats, Kalender und Dokumente zu, auf die die jeweilige Person Zugriff hat. Gemini arbeitet in Gmail, Docs, Sheets, Drive und Meet. ChatGPT und Claude sind eigenständige Arbeitsplätze, die sich über Konnektoren mit Microsoft 365, Google Workspace, Slack und anderen Diensten verbinden.

Daraus folgt eine einfache Faustregel: Für Mails, Protokolle, Folien und das Zusammenfassen von Besprechungen gewinnt meist das Werkzeug, das in eurer Bürosoftware steckt. Für lange Dokumente, Konzepte, Auswertungen, Code und mehrstufige Aufgaben arbeiten viele Teams lieber in ChatGPT oder Claude, weil diese Werkzeuge dafür gebaut sind und Projekte, eigene Anweisungen und Agenten mitbringen. Bei unseren KI-Workshops sehen wir oft, dass beide Gruppen im selben Unternehmen sitzen. Deshalb ist die ehrliche Antwort für viele Firmen ab 50 Beschäftigten ein Mischmodell, dazu weiter unten mehr.

ChatGPT Business und Enterprise

ChatGPT Business ist der schnellste Einstieg für 2 bis 200 Beschäftigte: 21 Euro im Monat bei jährlicher Zahlung, 26 Euro bei monatlicher. So steht es auf der deutschen Preisseite von OpenAI. Daneben gibt es eine Premium-Lizenz für 105 Euro (monatlich 130 Euro) mit mehr Nutzung und ohne das Fünf-Stunden-Limit. Beide Lizenzarten lassen sich in einem Workspace mischen. Ein Business-Workspace braucht laut OpenAI-Hilfe mindestens zwei Lizenzen.

Enthalten sind laut Preisseite alle Funktionen von ChatGPT, ChatGPT Work und Codex, Verbindungen zu Google Workspace, Slack, GitHub und Microsoft 365, ein Workspace mit SAML, SSO und MFA, zentrale Abrechnung, Nutzungsanalysen und Ausgabenkontrollen. Dazu kommen API-Guthaben: 21 Euro je bezahlter Standard- und 103 Euro je Premium-Lizenz im Monat, gebündelt bis höchstens 510 Euro pro Workspace. Für Teams, die nebenbei kleine Automatisierungen bauen, ist das ein echter Vorteil. Laut Preisseite gilt ab Dezember ein gemeinsames Nutzungslimit über ChatGPT und Codex hinweg.

Die Business- und Enterprise-Tarife auf der Preisseite von OpenAI: Preis der Standard-Lizenz (1), kein Training mit Geschäftsdaten (2), Grenze von 200 Beschäftigten (3) und Datenresidenz nur in Enterprise (4).

ChatGPT Enterprise hat keinen Listenpreis, OpenAI verweist an den Vertrieb. Zusätzlich zu Business nennt die Preisseite SCIM, Enterprise Key Management, rollenbasierte Zugriffskontrollen, individuelle Aufbewahrungsrichtlinien, ein größeres Kontextfenster, Support rund um die Uhr mit SLAs und Datenresidenz in zehn Regionen. Abgerechnet werden kann auch nach Credits oder Tokens. Wichtig für Entscheider in der EU: Laut OpenAI-Hilfe zur Datenresidenz können neue Enterprise- und Edu-Kunden die Speicherung im Europäischen Wirtschaftsraum und der Schweiz wählen. Für die EU gibt es zusätzlich eine Inferenz-Residenz, bei der die Berechnung auf Grafikprozessoren in der Region läuft. Ausgenommen bleiben unter anderem Daten aus externen Integrationen wie Websuche und Apps sowie Workspace-Metadaten. In Business gibt es diese Wahl nicht.

Zum Datenschutz schreibt OpenAI auf der Seite Enterprise-Datenschutz, dass Geschäftsdaten aus Business und Enterprise standardmäßig nicht zum Training genutzt werden, und dass OpenAI für Business, Enterprise und die API einen Zusatz zur Datenverarbeitung abschließt. Diesen DPA müsst ihr über ein Formular aktiv anfordern, er kommt nicht automatisch. Wie ihr ChatGPT im Alltag gut bedient, steht in unserem Ratgeber ChatGPT richtig nutzen.

Microsoft 365 Copilot und Copilot Chat

Wer Microsoft 365 nutzt, hat mit Copilot Chat schon einen KI-Chat mit Unternehmensdatenschutz, ohne zusätzliche Kosten. Microsoft beschreibt Copilot Chat in der Übersicht auf Microsoft Learn als Basiserfahrung, die in berechtigten Microsoft-365-Lizenzen enthalten ist. Copilot Chat arbeitet hauptsächlich mit Webdaten. Eure eigenen Inhalte nutzt er nur, wenn ihr sie im Prompt ausdrücklich angebt, etwa eine bestimmte Datei. Für viele Beschäftigte reicht das für den Anfang.

Die volle Copilot-Lizenz schaltet laut Microsoft Copilot in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams frei, mit Zugriff auf Arbeitsdaten über Microsoft Graph und Work IQ, dazu vorgefertigte Agenten wie Researcher und Analyst. Microsoft 365 Copilot kostet laut Microsoft-Preisseite 26,00 Euro je Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung oder 27,30 Euro bei monatlicher Zahlung im Jahresabo, jeweils zuzüglich Mehrwertsteuer. Für Organisationen mit bis zu 300 Nutzern gibt es Microsoft 365 Copilot Business als Zusatz zu den Business-Tarifen. Die Preisseite für kleine und mittlere Unternehmen nennt 18,20 Euro, im Aktionszeitraum vom 1. Juli bis 31. Dezember 2026 für Microsoft-365-Kunden mit Business-Tarif 15,60 Euro, und zwar nur im ersten Jahr. Wer mehr als 300 Nutzer hat, braucht laut Lizenzierungsdoku die Lizenzen für Unternehmensumgebungen.

Zwei Punkte werden bei Copilot oft übersehen. Erstens: Einige Funktionen wie Copilot Cowork und Copilot Code laufen über nutzungsbasierte Abrechnung zusätzlich zur Lizenz, das schreibt Microsoft auf der Preisseite und in der Übersicht. Plant dafür ein Budget und eine Abrechnungsrichtlinie ein. Zweitens: Copilot zeigt nur, was eine Person ohnehin sehen darf, er macht aber auch sichtbar, was zu offen freigegeben ist. Microsoft betont in der Doku zum Datenschutz, wie wichtig saubere Berechtigungen in SharePoint sind. In Projekten sehen wir oft, dass genau hier die eigentliche Arbeit vor dem Rollout liegt.

Vertraglich ist Copilot am einfachsten: Laut Microsoft Learn gelten für Copilot und Copilot Chat das Data Protection Addendum und die Produktbedingungen, Microsoft handelt als Auftragsverarbeiter. Prompts, Antworten und Daten aus Microsoft Graph werden laut Microsoft nicht zum Training der Basismodelle genutzt. EU-Datenverkehr bleibt innerhalb der EU-Datengrenze, mit zwei Ausnahmen, die in den Fußnoten stehen.

Die Fußnoten auf der Microsoft-Seite zum Unternehmensdatenschutz: Kontrollen hängen vom Abonnement ab (1), Websuche und Claude-Modelle von Anthropic sind derzeit von der EU-Datengrenze ausgenommen (2).

Die zweite Ausnahme ist interessant, weil Copilot inzwischen eine Auswahl zwischen Sprachmodellen anbietet, darunter Claude-Modelle von Anthropic als Unterauftragsverarbeiter. Laut Microsoft sind diese standardmäßig nicht für alle Nutzer freigeschaltet. Wer streng auf die EU-Datengrenze achtet, lässt sie ausgeschaltet oder entscheidet bewusst, für wen sie gelten sollen.

Claude Team und Enterprise

Claude Team ist mit 18 Euro je Platz und Monat bei jährlicher Zahlung der günstigste eigenständige Firmentarif, endet aber bei 150 Personen. Monatlich kostet ein Standard-Platz laut Anthropic-Preisseite 21,04 Euro, ein Premium-Platz mit fünfmal mehr Nutzung 90 Euro (monatlich 105,23 Euro), jeweils ohne Steuern. Auch hier lassen sich Platztypen mischen. Team bringt Single Sign-on, Domain-Verifizierung, zentrale Abrechnung, Nutzungsanalysen, Admin-Steuerung für Konnektoren, organisationsweite Skills und Anweisungen sowie bis zu 500 US-Dollar gemeinsames API-Guthaben im Monat mit. Claude Code, Cowork und Claude for Microsoft 365 sind enthalten.

Claude Enterprise rechnet anders als die anderen: 20 US-Dollar je Platz und Monat bei jährlicher Abrechnung, mindestens 20 Plätze, und die Nutzung kommt zu API-Preisen hinzu. Die Kosten hängen also davon ab, welches Modell eure Leute wie intensiv nutzen. Das ist fair für Unternehmen, in denen viele nur gelegentlich fragen, macht die Planung aber schwerer. Dafür bekommt ihr Ausgabenlimits je Nutzer und Organisation, rollenbasierte Rechte, SCIM, Audit-Logs, eine Compliance-API, eigene Aufbewahrungsregeln und IP-Allowlisting. Diese Funktionen fehlen in Team.

Team und Enterprise auf der Preisseite von Anthropic: Team für 2 bis 150 Personen (1), Preis eines Standard-Platzes (2), Enterprise mit Platzpreis plus Nutzung und mindestens 20 Plätzen (3), kein Modelltraining auf euren Inhalten (4).

Beim Datenschutz ist Claude in zwei Punkten stark und in einem schwach. Stark: Anthropic nutzt Eingaben und Ausgaben aus kommerziellen Produkten laut Privacy Center standardmäßig nicht zum Training, und der DPA mit Standardvertragsklauseln ist laut Anthropic automatisch Teil der Commercial Terms, ihr müsst ihn nicht eigens anfordern. Owner können außerdem das Feedback per Daumen abschalten, über das sonst ganze Unterhaltungen bei Anthropic landen würden. Schwach: Laut Anthropic werden die Daten in den USA gespeichert, die Verarbeitung kann über Länder in den USA, Europa, Asien und Australien laufen. Eine Wahl des Speicherorts gibt es im eigenen Claude-Tarif nicht, nur in Enterprise mit Nutzungsabrechnung die Option, die Berechnung auf die USA zu beschränken. Wer Claude mit Speicherung in Europa braucht, geht laut Anthropic über Amazon Bedrock oder Google Vertex, also über die Cloud-Plattformen. Das ist dann aber ein Entwicklungsprojekt und kein Chat-Arbeitsplatz für alle.

Wir nutzen Claude im Studio für Recherche, Konzepte, Texte und Code, und für diese Arbeit ist es für uns derzeit das beste Werkzeug. Für ein Unternehmen, dessen Kunden eine Speicherung in der EU vertraglich verlangen, ist Claude Team trotzdem nicht die richtige erste Wahl. Wie ihr Claude im Alltag bedient, steht in Claude richtig nutzen.

Gemini in Google Workspace

Wer Google Workspace ab Business Standard nutzt, bezahlt Gemini schon mit und sollte es zuerst ausprobieren, bevor er ein zweites Werkzeug kauft. Laut Google-Preisseite kostet Business Standard 13,60 Euro je Nutzer und Monat bei einjähriger Vertragsdauer und 16,20 Euro im flexiblen Tarif, Business Plus 21,10 beziehungsweise 25,30 Euro. Enthalten ist Gemini in Gmail, Docs, Sheets, Präsentationen, Drive, Meet und Chat, dazu die Gemini App und Gemini Notebook. Business Starter für 6,80 Euro enthält Gemini nur in Gmail und die Gemini App. Die Business-Versionen sind auf 300 Nutzer begrenzt, die Enterprise-Versionen gibt es nur auf Anfrage.

Die Workspace-Preise am 10. November 2026, mit einer zeitlich begrenzten Aktion für die ersten drei Monate. Regulär kostet Business Standard 13,60 Euro (1) und enthält Gemini in Gmail, Docs, Meet und weiteren Apps (2), Starter nur in Gmail (3).

Zum Datenschutz schreibt Google im Privacy Hub für generative KI, dass Prompts als Kundendaten nach dem Zusatz zur Cloud-Datenverarbeitung gelten und ohne Erlaubnis weder manuell geprüft noch zum Training verwendet werden. Gemini sieht nur Inhalte, für die die Person eine Berechtigung hat. Admins finden Audit-Logs für Gemini. Beim Speicherort hilft die Funktion Datenregionen: Laut Google-Hilfe sind Prompts und Antworten der Gemini App und von Gemini in Workspace abgedeckt. Grundlegende Datenregionen sind in Business Standard und Plus enthalten, die erweiterten in Enterprise Plus oder als Add-on. Die Verarbeitung in der Region für die Gemini App gibt es laut Googles Ankündigung vom 29. Juni 2026 mit Enterprise Plus. Eine Lücke solltet ihr kennen: Für Gemini Notebook gelten die Einstellungen zum Speicherort laut Google nicht.

Für Unternehmen, die über Workspace hinaus Agenten mit SAP oder Salesforce verbinden wollen, bewirbt Google zusätzlich Gemini Enterprise als eigene Plattform. Für die Wahl des Chat-Tarifs braucht ihr das zunächst nicht.

Datenschutz im Vergleich: Training, AVV, Speicherort

Beim Training sind sich alle vier einig, beim Speicherort nicht, und genau dort fällt für viele Unternehmen die Entscheidung. Die Tabelle fasst zusammen, was die Hersteller auf ihren Datenschutz- und Hilfeseiten zusichern. Prüft mit eurem Datenschutzbeauftragten, was ihr intern oder gegenüber Kunden versprochen habt.

Was die Hersteller zu Training, Auftragsverarbeitung, Speicherort und Verwaltung zusichern, Stand 10. November 2026.

Drei Dinge fallen beim Lesen der Herstellerseiten auf. Erstens ist „Speicherung in der EU“ nie vollständig: OpenAI nimmt Workspace-Metadaten und externe Integrationen aus, Microsoft die Websuche, Google bestimmte Datentypen wie Protokolle und Gemini Notebook. Zweitens ist der Vertrag zur Auftragsverarbeitung bei Microsoft, Anthropic und Google automatisch Teil der Bedingungen, bei OpenAI müsst ihr ihn anfordern. Drittens gilt das Versprechen „kein Training“ immer nur, solange niemand aktiv Feedback mit ganzen Unterhaltungen schickt. Bei Claude lässt sich das zentral abschalten, bei den anderen lohnt ein Blick in die Admin-Einstellungen.

Welche Daten überhaupt in ein KI-Werkzeug dürfen, regelt ihr am besten schriftlich. Eine Vorlage mit Daten-Ampel findet ihr in unserer KI-Richtlinie für Mitarbeiter. Und wer seinen Leuten KI gibt, muss nach Artikel 4 AI Act auch für deren KI-Kompetenz sorgen, was das konkret heißt, steht in KI-Kompetenzpflicht nach Artikel 4.

Verwaltung: SSO, SCIM und Audit

Ab etwa 50 Nutzern wird die Verwaltung wichtiger als der Preis, denn jede manuelle Einladung und jeder vergessene Austritt kostet Zeit und Sicherheit. Single Sign-on haben alle vier: ChatGPT Business mit SAML SSO, Claude Team mit SSO, Copilot und Gemini über die Anmeldung, die ihr in Microsoft 365 oder Google Workspace ohnehin nutzt. Automatisches Anlegen und Entfernen von Konten per SCIM, Audit-Logs und eine Compliance-API gibt es bei ChatGPT und Claude erst in Enterprise.

Für die Praxis heißt das: Ein Unternehmen mit 120 Beschäftigten kommt mit ChatGPT Business oder Claude Team gut zurecht, solange jemand Ein- und Austritte im KI-Werkzeug mitpflegt. Bei häufigem Personalwechsel, Konzernvorgaben zur Protokollierung oder einer Revisionspflicht spricht viel für Copilot oder Gemini, weil dort die vorhandene Benutzerverwaltung, Aufbewahrung und Protokollierung greifen, oder eben für den Enterprise-Tarif der eigenständigen Anbieter.

Was ein Jahr kostet: 25, 100 und 500 Nutzer

Bei 25 Nutzern liegen die kostenpflichtigen Tarife zwischen 5.400 und 7.800 Euro im Jahr, bei 500 Nutzern trennen sich die Wege, weil die günstigen Tarife dort nicht mehr verfügbar sind. Die Rechnung ist einfach: Nutzer mal Monatspreis bei jährlicher Zahlung mal zwölf, Listenpreise vom 10. November 2026, ohne Rabatte, Steuern und Nutzung über das Kontingent hinaus.

Eigene Rechnung auf Basis der Listenpreise. Bei Gemini stehen die Mehrkosten gegenüber einem vorhandenen Workspace-Tarif, bei Claude Enterprise nur der Platzpreis ohne Nutzung.

25 Nutzer: Claude Team 5.400 Euro, Copilot Business 5.460 Euro (im Aktionsjahr 4.680 Euro), ChatGPT Business 6.300 Euro, Microsoft 365 Copilot 7.800 Euro. Wer auf Workspace Business Standard ist, zahlt für Gemini nichts extra. Wer noch auf Starter ist, zahlt für das Upgrade auf Standard 2.040 Euro im Jahr mehr und bekommt neben Gemini auch 2 TB Speicher je Person.

100 Nutzer: Claude Team 21.600 Euro, Copilot Business 21.840 Euro, ChatGPT Business 25.200 Euro, Microsoft 365 Copilot 31.200 Euro. Realistischer ist oft eine Mischung aus Standard- und Premium-Plätzen. Mit 90 Standard- und 10 Premium-Plätzen kommt Claude Team auf 30.240 Euro, ChatGPT Business auf 35.280 Euro.

500 Nutzer: Claude Team, ChatGPT Business, Copilot Business und Workspace Business sind ausgeschlossen. Microsoft 365 Copilot für alle kostet 156.000 Euro im Jahr. Claude Enterprise kommt auf 120.000 US-Dollar Platzpreis, plus Nutzung zu API-Preisen, die ihr erst im Pilot abschätzen könnt. ChatGPT Enterprise und Workspace Enterprise gibt es nur auf Anfrage. In dieser Größe lohnt sich fast immer die Frage, ob wirklich alle eine volle Lizenz brauchen. 500 Beschäftigte mit Copilot Chat für alle und 120 Copilot-Lizenzen für die Vielnutzer kosten 37.440 Euro statt 156.000 Euro.

Entscheidungsbaum: welcher Tarif zu euch passt

Drei Fragen engen die Auswahl auf ein oder zwei Kandidaten ein, die ihr dann im Pilot gegeneinander testet.

Drei Fragen für die Vorauswahl. Das Ergebnis ist ein Kandidat für den Pilot, keine endgültige Entscheidung.

Wenn ihr auf Microsoft 365 seid: Schaltet Copilot Chat für alle frei, regelt die Nutzung und räumt die Berechtigungen in SharePoint und Teams auf. Kauft Copilot-Lizenzen zuerst für Rollen mit viel Office-Arbeit, etwa Assistenz, Vertrieb, Projektleitung und Führungskräfte. Bis 300 Nutzer ist Copilot Business der günstigere Weg.

Wenn ihr auf Google Workspace seid: Nutzt Gemini, das ihr ab Business Standard schon bezahlt, und messt im Pilot, ob es für eure Aufgaben reicht. Wer noch auf Starter ist, rechnet das Upgrade gegen ein zusätzliches KI-Werkzeug.

Wenn ihr gemischt arbeitet oder keine der beiden Plattformen habt: ChatGPT Business und Claude Team sind die naheliegenden Kandidaten. ChatGPT ist breiter aufgestellt, mit Bildern, Sprache, eigenen GPTs und Agenten. Claude spielt nach unserer Erfahrung seine Stärke bei langen Texten, Analysen und Code aus. Testet beide zwei Wochen mit denselben Aufgaben.

Wenn Daten vertraglich in der EU liegen müssen: Copilot mit EU-Datengrenze, Gemini mit Datenregion oder ChatGPT Enterprise mit Datenresidenz. Claude im eigenen Tarif fällt derzeit heraus.

Mischmodelle: wann zwei Werkzeuge günstiger sind als eins

Ein Mischmodell ist kein Luxus, sondern oft die günstigste Lösung, weil nur wenige Leute ein teures Werkzeug täglich brauchen. Typisch sind drei Varianten.

Basis für alle, Vollversion für Vielnutzer: Copilot Chat oder Gemini für alle Beschäftigten, dazu eine Gruppe mit voller Copilot-Lizenz oder Premium-Plätzen. Das ist die Rechnung aus dem Beispiel mit 500 Beschäftigten.

Bürosoftware plus Spezialwerkzeug: Copilot oder Gemini für die Breite, dazu ChatGPT Business oder Claude Team für Marketing, Strategie, Produkt und Entwicklung. Bei 300 Beschäftigten mit 40 Claude-Plätzen sind das 8.640 Euro im Jahr zusätzlich. Wichtig ist eine klare Regel, welche Daten in welches Werkzeug dürfen, sonst entstehen zwei Datenschutzwelten.

Ein Werkzeug mit mehreren Modellen: Microsoft bietet in Copilot inzwischen eine Auswahl zwischen Sprachmodellen an, darunter Claude-Modelle. Anthropic wiederum bringt Claude for Microsoft 365 in Team mit. Beides zeigt, dass die Grenzen verschwimmen. Prüft aber, welche Datenschutzzusagen für das jeweilige Modell gelten, siehe die Fußnote zur EU-Datengrenze oben.

Typische Fehler bei der Auswahl

Schatten-KI weiterlaufen lassen: Laut einer Beschäftigtenbefragung des Instituts der deutschen Wirtschaft mit knapp 5.000 Befragten im März und April 2026 nutzen 29,1 Prozent der beruflichen KI-Nutzer Werkzeuge, die ihr Arbeitgeber nicht bereitgestellt hat. Bitkom meldete im Oktober 2025, dass in 8 Prozent der Unternehmen ab 20 Beschäftigten private KI-Zugänge weit verbreitet sind und es in weiteren 17 Prozent Einzelfälle gibt. Das IW wertet Schatten-KI als Zeichen, dass das offizielle Angebot nicht mit der Nachfrage Schritt hält. Wer zu lange wartet, hat die Daten schon in privaten Konten.

Zu viele Lizenzen auf einmal: Wer 300 volle Lizenzen von Microsoft 365 Copilot kauft, weil der Vorstand „alle“ gesagt hat, zahlt 93.600 Euro im Jahr, auch für die, die das Werkzeug nach drei Wochen nicht mehr öffnen. Copilot wird als Jahresabonnement abgeschlossen, laut Microsoft gibt es danach nur ein Widerrufsrecht von sieben Tagen mit anteiliger Erstattung.

Kein Pilot: Ohne Test mit echten Aufgaben wisst ihr weder, ob das Werkzeug passt, noch wie viele Leute es täglich brauchen. Gerade bei Claude Enterprise und den nutzungsbasierten Copilot-Funktionen braucht ihr Pilotdaten, um die Kosten überhaupt abschätzen zu können.

Nur nach dem Modell entscheiden: Die Modelle entwickeln sich schnell, und jeder Anbieter liegt mal vorn. Umgebung, Speicherort, Verwaltung und Vertrag bleiben. Entscheidet nach dem, was bleibt.

Ohne Schulung ausrollen: Eine Lizenz ohne Einführung wird schnell zur Suchmaschine mit schlechterem Ergebnis. Nach unserer Erfahrung braucht ein Team einen halben bis ganzen Tag mit eigenen Aufgaben, bis das Werkzeug im Alltag ankommt.

So geht ihr vor: Pilot in sechs Wochen

Sechs Wochen mit 15 bis 30 Leuten reichen, um eine belastbare Entscheidung zu treffen. Für den Pilot eignen sich Lizenzen mit monatlicher Abrechnung wie bei ChatGPT Business oder Claude Team. Microsoft bietet für Copilot Business einen kostenlosen Testmonat, Google 14 Tage für Workspace.

Unser Vorschlag für einen Pilot vor dem Rollout, mit vier Kennzahlen für die Entscheidung.

• Woche 0: Regeln klären, Daten-Ampel festlegen, AVV prüfen, Datenschutz und Betriebsrat einbinden.

• Woche 1: Pilotgruppe aus mindestens drei Abteilungen bilden, je Abteilung eine Ansprechperson.

• Woche 1 bis 2: Einführung von etwa 90 Minuten, danach Aufgaben aus dem eigenen Alltag.

• Woche 2 bis 5: Fünf wiederkehrende Aufgaben je Abteilung mit KI erledigen und gute Beispiele sammeln.

• Woche 6: Entscheiden nach aktiven Nutzern je Woche, geschätzter Zeitersparnis, Lizenzbedarf und offenen Risiken.

Die wichtigste Kennzahl ist die wöchentliche Nutzung. Wenn nach sechs Wochen weniger als die Hälfte der Pilotgruppe das Werkzeug jede Woche öffnet, liegt es selten am Preis, sondern meist an fehlenden Anwendungsfällen oder am falschen Werkzeug für diese Abteilung.

Wobei wir euch unterstützen

Wir helfen Unternehmen bei der Auswahl, beim Pilot und bei der Einführung, unabhängig davon, welcher Anbieter es am Ende wird. In der KI-Beratung klären wir in einer Potenzialanalyse, wo KI bei euch wirklich Zeit spart und welcher Tarif dazu passt. Im KI-Workshop arbeitet euer Team einen Tag an eigenen Aufgaben, inklusive der Frage, welche Daten in welches Werkzeug dürfen.

Frequently Asked Questions

Fünf Fragen zu KI-Firmentarifen, kurz beantwortet.

Reicht nicht ein privates ChatGPT-Plus-Konto für jeden?

Nein. Private Tarife haben keine zentrale Verwaltung, keinen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Unternehmen, und das Training mit euren Inhalten müsst ihr dort selbst abschalten. Laut Preisseite ist es in den privaten Tarifen standardmäßig an, mit Möglichkeit zur Abmeldung. Business kostet pro Kopf kaum mehr und regelt genau diese Punkte.

Ist Copilot Chat wirklich kostenlos?

Für Nutzer mit berechtigter Microsoft-365-Lizenz ja. Copilot Chat nutzt aber vor allem Webdaten und greift auf eure Dateien nur zu, wenn ihr sie ausdrücklich angebt. Copilot in Word, Excel, PowerPoint und Teams mit Zugriff auf Arbeitsdaten braucht die kostenpflichtige Lizenz.

Können wir Claude nutzen, wenn Daten in der EU liegen müssen?

Nicht über Claude Team oder Enterprise, dort werden die Daten laut Anthropic in den USA gespeichert. Über Amazon Bedrock oder Google Vertex lässt sich Claude mit europäischer Region betreiben, das ist aber eine technische Integration und kein fertiger Arbeitsplatz für alle Beschäftigten.

Welcher Tarif ist am günstigsten?

Bis 150 Nutzer ist Claude Team mit 18 Euro der günstigste eigenständige Tarif, Copilot Business liegt mit 18,20 Euro gleichauf, im Aktionsjahr darunter. Am günstigsten ist aber das, was ihr schon habt: Copilot Chat in Microsoft 365 und Gemini ab Workspace Business Standard kosten nichts extra.

Können wir später wechseln?

Ja, aber es kostet Aufwand. Eigene Anweisungen, Projekte, GPTs, Skills und Agenten müsst ihr neu aufsetzen, und Jahresverträge laufen bis zum Ende. Deshalb lohnt der Pilot mit monatlicher Abrechnung, bevor ihr euch für ein Jahr bindet.

What Has Changed and What That Means for You

Die Tarife ändern sich mehrmals im Jahr, deshalb hier die Punkte, die eure Planung betreffen.

29. Juni 2026: Die Gemini App hält laut Google die Datenregionen ein, mit Verarbeitung in der Region in Enterprise Plus. Für Workspace-Kunden mit EU-Vorgabe ist Gemini damit vollständiger nutzbar.

1. Juli bis 31. Dezember 2026: Microsoft 365 Copilot Business kostet für Bestandskunden mit Business-Tarif im ersten Jahr 15,60 statt 18,20 Euro. Wer ohnehin kaufen will, spart beim Abschluss vor Jahresende, sollte aber die Verlängerung zum regulären Preis einrechnen.

Dezember 2026: Laut OpenAI gilt in Business ein gemeinsames Nutzungslimit über ChatGPT und Codex. Teams, die beides intensiv nutzen, sollten im Pilot prüfen, ob Standard-Lizenzen reichen.

Stand November 2026: Alle vier Anbieter bieten gemischte Lizenztypen oder Basis- und Vollversion. Der Trend geht zu Platzpreis plus Nutzung. Plant deshalb neben den Lizenzen ein Budget für Nutzung über das Kontingent hinaus und setzt Ausgabenlimits.

Stand dieser Fassung: 10. November 2026. Preise und Tarife ändern sich häufig, prüft sie vor jeder Entscheidung auf den Preisseiten der Anbieter. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.

Conclusion

Der richtige KI-Tarif folgt eurer Umgebung, euren Datenschutzvorgaben und eurer Größe, nicht der aktuellen Bestenliste der Modelle. Auf Microsoft 365 startet ihr mit Copilot Chat und kauft Copilot gezielt dazu, auf Google Workspace nutzt ihr das enthaltene Gemini, und für die Leute, die täglich mit Texten, Analysen und Code arbeiten, lohnt sich oft zusätzlich ChatGPT Business oder Claude Team. Wer die EU-Speicherung vertraglich braucht, sortiert Claude im eigenen Tarif derzeit aus.

Nehmt die drei Fragen aus dem Entscheidungsbaum, wählt zwei Kandidaten und testet sie sechs Wochen mit einer Pilotgruppe. Danach wisst ihr, wie viele Lizenzen ihr wirklich braucht. Wenn ihr dabei eine zweite Meinung wollt, schaut euch an, wie wir KI in Unternehmen einführen.

Sources

• ChatGPT Preisgestaltung, Business und Enterprise – OpenAI, abgerufen am 10. November 2026

• What is ChatGPT Business? – OpenAI Help Center, abgerufen am 10. November 2026

• Enterprise-Datenschutz – OpenAI, abgerufen am 10. November 2026

• Data residency and inference residency for ChatGPT – OpenAI Help Center, abgerufen am 10. November 2026

• Microsoft 365 Copilot für kleine und mittlere Unternehmen, Preise – Microsoft, abgerufen am 10. November 2026

• Microsoft 365 Copilot für Unternehmen, Preise – Microsoft, abgerufen am 10. November 2026

• Übersicht über Microsoft Copilot – Microsoft Learn, abgerufen am 10. November 2026

• Microsoft Copilot-Lizenzierung – Microsoft Learn, abgerufen am 10. November 2026

• Datenschutz für Unternehmen in Microsoft Copilot – Microsoft Learn, abgerufen am 10. November 2026

• Daten, Datenschutz und Sicherheit für Microsoft Copilot – Microsoft Learn, abgerufen am 10. November 2026

• Preise, Team und Enterprise – Anthropic, abgerufen am 10. November 2026

• Is my data used for model training? – Anthropic Privacy Center, 19. August 2026

• Where are your servers located? – Anthropic Privacy Center, 16. Juni 2026

• Data Processing Addendum – Anthropic Privacy Center, abgerufen am 10. November 2026

• Enable US-only inference for your organization – Claude Help Center, abgerufen am 10. November 2026

• Regionale Compliance – Anthropic, abgerufen am 10. November 2026

• Google Workspace Preise – Google, abgerufen am 10. November 2026

• Privacy Hub für generative KI in Google Workspace – Google, abgerufen am 10. November 2026

• Von Speicherorten für Daten abgedeckte Daten – Google Workspace-Hilfe, abgerufen am 10. November 2026

• Data regions support for the Gemini app now available – Google Workspace Updates, 29. Juni 2026

• Schatten-KI: Beschäftigte sind schneller als ihre Betriebe, IW-Kurzbericht 63/2026 – Institut der deutschen Wirtschaft, 19. September 2026

• Beschäftigte nutzen vermehrt Schatten-KI – Bitkom, 21. Oktober 2025